Zawsze zaczyna się od małej firmy. Kilka osób, proste procedury, wszystko załatwiane od biurka do biurka, szybko i bez przestojów. Firma się rozrasta, pracowników przybywa, podobnie jak klientów. Żeby sprostać rosnącej liczbie zleceń, wprowadza się nowe procedury, opracowuje nowe metody obsługiwania klienta. Działa na jakiś czas, a potem… nowości znowu przestają wystarczać. Co wtedy? Jest jakiś ratunek? Może business process automation?
Business process automation (automatyzacja procesów biznesowych) to sposób łączenia i upraszczania procesów firmowych. Polega na przeniesieniu istniejących w przedsiębiorstwie procedur i procesów do programu komputerowego, aplikacji lub do intranetu. Jego celem jest takie przekształcenie i przeniesienie do formy cyfrowej procesów firmowych, żeby praca była prostsza i mogła być wykonywana i dokładniej. Automatyzacja procesów biznesowych może dotyczyć zarówno czynności wewnętrznych, dokonywanych w firmie (na przykład układanie grafiku pracy), jak i działań na rzecz klienta (na przykład wystawianie faktur lub rejestrowanie godzin przepracowanych dla klienta).
To teoria. A jak wygląda praktyka? Spróbujmy to sobie zobrazować na przykładzie rejestru wejść i wyjść w firmie.
Firma X mieści się w dużym budynku, który dzieli z innymi przedsiębiorstwami. X ma wielu gości – na spotkania przychodzą kontrahenci, pojawiają się klienci, współpracownicy z innych filii, dostawcy. Za każdym razem pracownik firmy umawiał spotkanie w recepcji, osobno rezerwował dzieloną z innymi przedsiębiorstwami salę, przed spotkaniem czatował przed wejściem, pilnował, żeby w książce wejść i wyjść znalazły się dane gości… Sporo kwestii, nad którymi trzeba zapanować, prawda?
Można prościej. W tym przypadku business process automation może polegać na stworzeniu i wdrożeniu aplikacji, która pozwoli wszystkim firmom, działającym w budynku rezerwować sale i prowadzić rejestr gości wspólnie. Wspólny intranet? Kalendarz w Outlooku? A może połączenie tych rzeczy i elektroniczna książka wejść i wyjść z budynku? Możliwości jest wiele, ale cel jeden – przekształcić ten wieloetapowy, niezbyt skoordynowany proces w logiczny ciąg czynności, dokonywanych zza komputera.
Jeśli mowa o zmianach, zawsze pojawia się jedno pytanie: ale po co? Przecież działa, pracujemy w ten sposób już długo, business process automation nie jest nam potrzebne. Czyżby?
Czy można wymienić jakieś wady automatyzacji procesów biznesowych? Może kilka: konieczność zmiany sposobu myślenia i krytycznego spojrzenia na organizację firmy, wybór odpowiednich rozwiązań technologicznych… Czy rzeczywiście przeważają one zalety tego procesu?
W kolejnym odcinku cyklu pokażemy przykłady przedsiębiorstw, które wprowadziły do swojej organizacji elektroniczne narzędzia pracy.
Co to jest business process automation?
Business process automation, czyli automatyzacja procesów biznesowych, to proces, który ma na celu unowocześnienie, usprawnienie i procesów firmowych poprzez przeniesienie ich do intranetu lub stworzenie specjalnych programów, które je wspierają. Innymi słowami to po prostu uzupełnienie pracy firmy o aplikacje, które sprawiają, że praca firmy wykonywana jest sprawniej, i zastąpienia części procesów analogowych cyfrowymi.
Jakie korzyści zapewnia automatyzacja procesów biznesowych?
Plusów zautomatyzowania procesów biznesowych jest sporo. To przede wszystkim przyspieszenie ich i zwiększenie wydajności przez użycie dobrych, odpowiednio dobranych narzędzi, ale także lepiej uporządkowane procedury. Wprowadzenie nowych programów to do dobra okazja do tego, żeby zastanowić się, w jaki sposób pracujemy i jak możemy usprawnić naszą pracę.
Kiedy wrożyć w firmie automatyzację procesów biznesowych?
Każdy moment jest dobry, żeby zautomatyzować procesy w firmie. Jeśli czujemy, że stosowane do tej pory procesy się nie sprawdzają lub mogą działać lepiej przy wsparciu właściwych aplikacji, czas zacząć automatyzację. Dobrym momentem są zmiany w procedurach wewnętrznych lub w sposobie funkcjonowania firmy – takie przełomy pozwalają spojrzeć na procesy firmowe z dystansu, zweryfikować je i ulepszyć.