Document management system dla Caseis – zajmiemy się wszystkim!
Większość naszych klientów ma własne działy IT. To zazwyczaj wystarczy, żeby firma na co dzień funkcjonowała dobrze. Czasem jednak w planach są większe przedsięwzięcia związane z IT – wdrożenie nowszej wersji programów działających w firmie, implementacja intranetu czy wprowadzenie nowych narzędzi.
Wtedy możliwości działu IT mogą nie wystarczyć i żeby uniknąć problemów, najlepiej zwrócić się o pomoc do specjalistów, którym nie jest obce pojęcie workflow czy document management system. Tak właśnie postąpiła Caseis, spółka zależna Credit Agricole.
Document management system – porządek w papierach
Caceis to nowoczesna firma. Ceni sobie nowe przydatne rozwiązania, więc idea automatyzacji procesów biznesowych nie jest jej obca. Korzystała z platformy SharePoint jako intranetu, a także z wielu aplikacji do zarządzania dokumentami.
Kiedy mówimy „z wielu”, naprawdę mamy na myśli wiele – pracownicy Caceis używali niemal stu narzędzi! Można powiedzieć, że od przybytku głowa nie boli, ale czy na pewno w tym przypadku?
Tak, zróżnicowane programy wspomagające zarządzanie dokumentami mogą ułatwić pracę. Jednak w sytuacji, kiedy osoby zatrudnione w jednym przedsiębiorstwie używają różnych aplikacji, praca może stać się nieco chaotyczna, a niezbędne do pracy pliki – dostępne tylko dla niektórych osób. To może już stanowić spory problem, a rozwiązanie jest jedno: ujednolicenie narzędzi i stworzenie jednej bazy danych.
Kierownictwo Caceis doszło do podobnego wniosku, a wykonaniem planu zajęło się własnie Vialutions.
Najpierw pomogliśmy klientowi nakreślić kształt i zasady działania DMS-u, czyli systemu służacego do zarządzania dokumentami. Sprawdziliśmy, które funkcje dotychczas używanych przez Caceis aplikacji mogłyby sprawdzić się w nowym narzędziu, stworzyliśmy jego strukturę i ustaliliśmy, kto powinien mieć dostęp do poszczególnych dokumentów.
Później nadszedł czas na najbardziej pracochłonny etap prac – przeniesienie wszystkich dokumentów ze starych aplikacji do SharePointa. To długi i skomplikowany proces, który należało przeprowadzić z najwyższą starannością, tak, by po wdrożeniu DMS-a wszystko działało bez zarzutu.
Właściwe zarządzanie dokumentacją to jedno. Ale warto przy okazji zapewnić pracownikom możliwość przedyskutowania ich treści – najlepiej bezpośrednio w DMS-ie. Zgodnie z potrzebami klienta stworzyliśmy połaczone z DMS-em narzędzie do recenzowania dokumentów. Dzięki niemu użytkownicy mogą udostępniać określonej grupie pracowników dokument, przedyskutować go i nanieść uwagi przed przesłaniem go dalej. Komentarze i uwagi związane z plikiem są widoczne dla grupy, której udostępniono dokument. Uczestnicy grupy mogą łatwo znaleźć każdy z komentarzy i odnieść się do niego.
Co daje takie narzędzie? Przede wszystkim możliwość stworzenia dokumentu, który będzie dopracowany pod każdym względem. Jeśli mogą się na jego temat wypowiedzieć osoby z różnych działów i spacjalizujące się w różnych kwestiach, można uniknąć wielu błędów. Poza tym dyskusja zawsze daje więcej informacji niż powielanie wzorców, które funkcjonują w firmie od lat.
Migracja do DMS – jak to zrobić?
Jak już wspominaliśmy – migracja wszystkich danych do SharePoint i wdrożenie DMS było długim i skomplikowanym procesem. Caceis może poszczycić się dużym zespołem programistów, ale przy przeprowadzaniu migracji konieczny był nadzór specjalistów. Potrzebny był ktoś, kto wyjaśni cały mechnizm migracji i będzie zarządzał kolejnymi czynnościami. Znamy dobrze tę rolę i mogliśmy służyć doświadczeniem zespołowi Caceis.
W tym aspekcie ważna była współpraca z teamem IT Caceis. To oni przez lata zajmowali się tworzeniem i utrzymaniem aplikacji, z których korzystali pracownicy Caceis. Ich znajomość narzędzi Caceis i nasza wiedza na temat zarządzania migracjami dały dobre rezultaty – wszystkie pliki, które przechowywał nasz klient, trafiły do bibliotek SharePointa, gdzie każdy upoważniony pracownik miał do nich łatwy dostęp.
Nowy oddział Caceis
To nie wszystko. Caceis miał w planach otwarcie nowego oddziału we Frankfurcie. Było jasne, że w nowym miejscu będzie potrzebny ten sam system i narzędzia. Zajęliśmy się przygotowaniem infrastruktury IT, administrowaniem nią, a także wdrożyliśmy wszystkie rozwiązania biurowe, których potrzebowali pracownicy nowego biura – platformę SharePoint i aplikacje do zarządzania dokumentami, które stworzyliśmy dla Caceis.
To było wymagające zadanie, ale właśnie tym się zajmujemy: tworzeniem i wdrażaniem takich rozwiązań IT, by nasz klient nie musiał myśleć o technicznych szczegółach. Oddział we Frankfurcie mógł zacząć działalność bez zakłóceń.
Nasza współpraca z Caceis trwała przez dwa lata. W tym czasie sposób pracy naszego klienta ewoluował od wielu pojedynczych aplikacji do całościowego, funkcjonalnego narzędzia, prostego w obsłudze, skutecznego i dostępnego dla wszystkich pracowników.
Dział IT Caceis dba o to, by wdrożone przez nas narzędzia działały prawidłowo. Migracja do document management system przebiegła gładko, sam DMS również funkcjonuje bez zarzutu. Lubimy pracować w tak całościowy sposób.