Blog

POROZMAWIAJMY
To może działać szybciej! vSend, vZip, vScan, vConvert

To może działać szybciej! vSend, vZip, vScan, vConvert

22/05/2019

Zeskanować dokument i wysłać go mailem do współpracowników. Skompresować kilka plików i przekazać je klientowi. Zmienić format pliku i udostępnić go wybranym osobom w firmie. Proste, prawda? Obsługa narzędzi biurowych nie sprawia trudności nikomu, kto pracuje w biurze. Zwłaszcza, jeśli korzysta z SharePointa, a jego pracę uzupełniają dodatki do SharePointa.

Dodatki do SharePointa a zarządzanie dokumentami

Jeśli do tego wszystkiego dodamy jednak SharePointa, może okazać się, że tracimy czas na zapisywanie dokumentów na dysku komputera, przenoszenie ich do biblioteki SharePointa, pakowanie i rozpakowywanie plików czy dołączanie ich do maili, nie wspominając nawet o pomyłkach, które zdarzają się częściej, niż by się chciało. O wiele prościej byłoby, gdyby takie narzędzia jak skaner, skrzynka mailowa czy program do kompresowania były połączone bezpośrednio z intranetem… Niespodzianka! To możliwe!

Nasza praca polega na nieustannej analizie funkcji SharePointa i zadawaniu sobie pytania „czego tu brakuje?”. Odpowiedzią na te pytania są między innymi nasze rozwiązania usprawniające obrót dokumentów w firmie. Przyjrzyjmy się im po kolei.

Przesyłanie dokumentów – vSend

Jeśli chodzi o przekazywanie plików, SharePoint oferuje jedynie możliwość przesłania linku do ich lokalizacji na platformie. To wygodne, jeśli wymiana dokumentów dokonuje się między dwoma użytkownikami platformy. Jeżeli klient, któremu chcemy wysłać pliki, ma dostęp do firmowego intranetu, problem nie istnieje. Nie jest to jednak często spotykane, dlatego zazwyczaj proces wygląda następująco – wybrany dokument zapisuje się na dysku komputera, szuka w folderze Pobrane, załącza do maila i wreszcie wysyła.

Nasze narzędzie, vSend, skraca ten cykl do minimum. Wystarczy zaznaczyć elementy, które chcemy wysłać, i wybrać funkcję Send z paska menu. Wiadomość trafia do odbiorcy w kilkanaście sekund.

Kompresowanie plików – vZip

Podobna sytuacja – chcemy zebrać razem i skompresować dokumenty z biblioteki SharePointa. Zamiast pobierać je z intranetu i dopiero wtedy spakować, a następnie ponownie umieścić na platformie, można użyć vZip – zaznaczyć i wybrać funkcję Zip z menu. Paczka skompresowanych plików jest gotowa i dostępna w intranecie.

Skanowanie wprost do intranetu – vScan

Skanujemy papierowy dokument, skan trafia do naszej skrzynki mailowej, zapisujemy go na dysku i dopiero wtedy wrzucamy do intranetu. Znamy to. Nawet jeśli nie jest to najbardziej pracochłonny proces, składa się z kilku czynności, których… mogłoby po prostu nie być.

vScan umożliwia skanowanie i archiwizowanie plików w wyznaczonej bibliotece SharePointa. Narzędzie jest kompatybilne z każdym skanerem, który posługuje się technologią TWAIN i sprawia, że dokument prosto ze skanera trafia do biblioteki SharePointa. Dzięki temu od razu jest dostępny dla innych użytkowników intranetu i może być przez nich przetwarzany.

Zmiana formatu pliku – vConvert

W przypadku konwertowania dokumentów formuła pracy niewiele różni się od tych wymienionych wyżej – przede wszystkim należy zapisać plik na dysku, a następnie użyć programu konwertującego.

Dzięki vConvert możesz wybrać element z dowolnej biblioteki i zmienić jego format przez wybranie funkcji Convert z paska menu lub za pomocą menu kontekstowego. Nie trzeba zapisywać pliku ani używać osobnego programu do konwertowania. Wszystko odbywa się w obrębie platformy – skonwertowany element zapisuje się automatycznie w bibliotece SharePointa.

Każde z rozwiązań Vialutions upraszcza obrót dokumentami, ale to ich połączenie daje najwięcej możliwości. Jeśli chcesz sprawdzić, jak pracuje się kilkoma kliknięciami, skontaktuj się z nami albo pobierz ich testowe wersje.

 

Porozmawiajmy

Twoja wiadomość została wysłana.
Dziękujemy!