Blog

POROZMAWIAJMY
Elektroniczny obieg wniosków urlopowych – co to, dlaczego i jak?

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych – co to, dlaczego i jak?

01/10/2019

Urlop – to miła perspektywa, prawda? Ale zanim spakujemy walizkę i wyjedziemy nad morze lub w góry, musimy przejść całą procedurę ze składaniem wniosku urlopowego. Nie zawsze jest to proste i nie w każdej sytuacji możemy tego dokonać sprawnie. Choć pracownikom niekiedy trudno w to uwierzyć, długi i skomplikowany obieg wniosków urlopowych to niedogodność również dla pracodawcy. Dlaczego? Zapraszamy dalej!

Obieg wniosków urlopowych czy kolejka do dziekanatu?

Przeżyjmy to jeszcze raz: najpierw plany urlopowe. O sam termin nie pytamy, bo przecież to kwestia upodobań. Chodzi tu bardziej o ustalenie konkretnych dni, które nie będą kolidowały z urlopami innych pracowników czy działaniem firmy. Bywa trudno, ale przeszliśmy pierwszy krok.
Teraz formularz. Jeśli mamy bazę druków firmowych, świetnie. Jeśli musimy szukać w szufladach lub iść do kadr – nieco gorzej. Co dalej? Akceptacja ze strony kierownika zespołu? Zebranie wszystkich potrzebnych podpisów i odniesienie formularza do kadr? Ostatnia pieczątka i możemy ruszać na wycieczkę. Jak pod koniec sesji na studiach.

Dla pracownika taki obieg wniosków urlopowych jest problematyczny – trzeba dopilnować wszystkiego samodzielnie, wiele zależy od tego, czy na miejscu będzie przełożony. Pracodawca z kolei nie ma pewności, czy pracownik zdąży powiadomić go o swoich planach urlopowych odpowiednio szybko. Do tego wszystkiego nie da się ukryć, że to długi, nużący proces. Czy można na to coś poradzić?

Jak ulepszyć obieg dokumentów w firmie?

Sami zastanawialiśmy się nad tym dłuższy czas i mamy kilka przemyśleń.

  • Uprość komunikację – żeby poprawić obieg dokumentów w firmie, warto pomyśleć o małej rewolucji wśród używanych od zawsze formularzy i druków. Przegląd używanych dokumentów i zweryfikowanie istniejących procedur na pewno poprawi obieg wniosków urlopowych. Jeśli z procesu wyrzucimy elementy, które nic do niego nie wnoszą, dostarczanie wniosków może przyspieszyć.
  • Przemyśl archiwizację – oczywiście, przechowywanie dokumentów kadrowych jest konieczne, choćby ze względu na kontrole. Ale jednak firmowe archiwa nie zawsze są przyjazne dla użytkowników. Może nie warto kurczowo trzymać się analogowych rozwiązań i rozważyć chmurę lub firmowy intranet? O zaletach tego ostatniego już pisaliśmy, ale jeśli szukasz dobrego sposobu na archiwizowanie inne niż stosy segregatorów, zdecydowanie powinieneś rozważyć takie rozwiązanie.
  • Wprowadź elektroniczny obieg wniosków urlopowych w firmie – kosztowne i skomplikowane? Niekoniecznie! Wyobraź sobie, że całą drogę opisaną w poprzednim akapicie przebywasz sprzed własnego komputera.

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych – jak to działa?

Wchodzisz w odpowiednią zakładkę intranetu, wybierasz opcję „Złóż wniosek urlopowy” i klikasz. Widzisz wszystkie potrzebne informacje – ile dni urlopu możesz jeszcze wziąć w tym roku czy do kogo trafia twój wniosek. Wybierasz typ urlopu, zaznaczasz pierwszy i ostatni dzień i wysyłasz do przełożonego. Tyle od ciebie – wniosek o urlop ląduje u przełożonego.

Następne czynności leżą już po jego stronie. Jego zadaniem jest zaakceptowanie wniosku w systemie lub odrzucenie go, w każdej sytuacji jednak od razu dostajesz wiadomość. Twój urlop jest oznaczany w kalendarzu, wszyscy pracownicy wiedzą, kiedy nie zasypywać cię pytaniami i mailami. Anulowanie czy zmiana terminu urlopu odbywają się tym samym trybem. Czyli, jak można zauważyć, całkiem prosto.

Jak elektroniczny obieg wniosków urlopowych wygląda od strony pracodawcy? Równie prosto: wnioski pracowników widoczne są w intranecie. Może sprawdzić, czy klient, dla którego pracuje jego podwładny, został powiadomiony o planowanym urlopie i czy nie ma nic przeciwko. Może włączyć do procesu zatwierdzania urlopu dział HR. Koordynuje też w pełni proces przesuwania czy anulowania urlopów. W każdej chwili może sprawdzić, który z pracowników przebywa na urlopie i kiedy wróci. Przypominamy: wszystko na miejscu, bez konieczności wykonywania telefonów do klientów, w jednym miejscu w intranecie.

Brzmi dobrze? Skontaktuj się z nami – przygotujemy dla ciebie właśnie takie rozwiązanie!

Porozmawiajmy

Twoja wiadomość została wysłana.
Dziękujemy!