Urlop – to miła perspektywa, prawda? Ale zanim spakujemy walizkę i wyjedziemy nad morze lub w góry, musimy przejść całą procedurę ze składaniem wniosku urlopowego. Nie zawsze jest to proste i nie w każdej sytuacji możemy tego dokonać sprawnie. Choć pracownikom niekiedy trudno w to uwierzyć, długi i skomplikowany obieg wniosków urlopowych to niedogodność również dla pracodawcy. Dlaczego? Zapraszamy dalej!
Przeżyjmy to jeszcze raz: najpierw plany urlopowe. O sam termin nie pytamy, bo przecież to kwestia upodobań. Chodzi tu bardziej o ustalenie konkretnych dni, które nie będą kolidowały z urlopami innych pracowników czy działaniem firmy. Bywa trudno, ale przeszliśmy pierwszy krok.
Teraz formularz. Jeśli mamy bazę druków firmowych, świetnie. Jeśli musimy szukać w szufladach lub iść do kadr – nieco gorzej. Co dalej? Akceptacja ze strony kierownika zespołu? Zebranie wszystkich potrzebnych podpisów i odniesienie formularza do kadr? Ostatnia pieczątka i możemy ruszać na wycieczkę. Jak pod koniec sesji na studiach.
Dla pracownika taki obieg wniosków urlopowych jest problematyczny – trzeba dopilnować wszystkiego samodzielnie, wiele zależy od tego, czy na miejscu będzie przełożony. Pracodawca z kolei nie ma pewności, czy pracownik zdąży powiadomić go o swoich planach urlopowych odpowiednio szybko. Do tego wszystkiego nie da się ukryć, że to długi, nużący proces. Czy można na to coś poradzić?
Sami zastanawialiśmy się nad tym dłuższy czas i mamy kilka przemyśleń.
Wchodzisz w odpowiednią zakładkę intranetu, wybierasz opcję „Złóż wniosek urlopowy” i klikasz. Widzisz wszystkie potrzebne informacje – ile dni urlopu możesz jeszcze wziąć w tym roku czy do kogo trafia twój wniosek. Wybierasz typ urlopu, zaznaczasz pierwszy i ostatni dzień i wysyłasz do przełożonego. Tyle od ciebie – wniosek o urlop ląduje u przełożonego.
Następne czynności leżą już po jego stronie. Jego zadaniem jest zaakceptowanie wniosku w systemie lub odrzucenie go, w każdej sytuacji jednak od razu dostajesz wiadomość. Twój urlop jest oznaczany w kalendarzu, wszyscy pracownicy wiedzą, kiedy nie zasypywać cię pytaniami i mailami. Anulowanie czy zmiana terminu urlopu odbywają się tym samym trybem. Czyli, jak można zauważyć, całkiem prosto.
Jak elektroniczny obieg wniosków urlopowych wygląda od strony pracodawcy? Równie prosto: wnioski pracowników widoczne są w intranecie. Może sprawdzić, czy klient, dla którego pracuje jego podwładny, został powiadomiony o planowanym urlopie i czy nie ma nic przeciwko. Może włączyć do procesu zatwierdzania urlopu dział HR. Koordynuje też w pełni proces przesuwania czy anulowania urlopów. W każdej chwili może sprawdzić, który z pracowników przebywa na urlopie i kiedy wróci. Przypominamy: wszystko na miejscu, bez konieczności wykonywania telefonów do klientów, w jednym miejscu w intranecie.
Brzmi dobrze? Skontaktuj się z nami – przygotujemy dla ciebie właśnie takie rozwiązanie!
Jakie korzyści zapewnia elektronyczny obieg wniosków urlopowych?
Elektroniczny workflow wniosków urlopowych to sposób na uproszczenie i przyspieszenie procesu składania i akceptacji wniosków urlopowych. Pracownik może wnioskować o wolne dni niezależnie od tego, czy przełożony jest w miejscu pracy i może być pewien, ze wniosek do niego dotrze. Manager z kolei może zaakceptować wniosek jednym kliknięciem. Informacje na temat urlopów poszczególnych pracowników zgromadzone w jednym miejscu pozwalają lepiej planować prace, ustalać zastępstwa i tworzyć grafik pracy.
Jaki jest proces składania wniosku urlopowego w SharePoint?
Zarówno od strony pracownika, jak i pracodawcy, cały proces powinien być prosty, jasny i czytelny. Pracownik ma dostęp do wniosku urlopowego z poziomu firmowego intranetu. Może sprawdzić, ile dni urlopowych zostało mu w danym roku rozliczeniowym, a także wybrać typ urlopu, wybrać termin i liczbę dni i przesłać do przełożonego wniosek. Ten z kolei może go zaakceptować lub odrzucić – w każdej sytuacji zatrudniony powinien dostać taką informację. W procesie może też brać udział dział HR, można także umieścić w nim spersonalizowane rozwiązania, takie jak powiadamianie klienta, dla którego pracuje konkretna osoba, o jej urlopie.
Jak elektroniczny obieg wniosków urlopowych wygląda od strony pracodawcy?
Dla pracodawcy program do składania wniosków urlopowych online to spore ułatwienie, jeśli chodzi o organizację pracy zwłaszcza w okresie urlopowym, kiedy wielu pracowników bierze wolne. W jednym miejscu (zazwyczaj w specjalnej części intranetu) ma wszystkie wnioski urlopowe, w kalendarzu może zobaczyć, kiedy nie będzie w pracy poszczególnych pracowników, bez trudu może zaakceptować lub odrzucić wniosek.