Blog

POROZMAWIAJMY
Chcesz o tym porozmawiać? eVetting – aplikacja do pracy zespołowej

Chcesz o tym porozmawiać? eVetting – aplikacja do pracy zespołowej

05/06/2020

Taka sytuacja: firma negocjuje warunki współpracy z nowym klientem. W przeszłości zawierano już podobne umowy, ale tym razem potrzebne są pewne modyfikacje we wzorze dokumentu. Dobrze byłoby skonsultować je z zespołem, który zajmował się już zbliżonymi sprawami. Może dział prawny chciałby wyrazić opinię? Najlepiej byłoby usłyszeć jeszcze uwagi kogoś z finansów… Po wielu mailach i rozmowach telefonicznych udaje się ustalić ostateczny kształt dokumentu, ale nie jest to zadowalający kompromis – część osób, które mogłyby wnieść coś w proces tworzenia umowy, nie miała szansy się wypowiedzieć.

Inny przykład: zakup nowych mebli do siedziby firmy okazał się klapą. Biurka nie są funkcjonalne, pracownicy narzekają, że nikt nie zapytał ich o zdanie. Chwilowo nie ma funduszy na nowe wyposażenie. Co zrobić z kupionymi już meblami? Jednym słowem – musi zostać tak, jak jest.

Oba przypadki są dla firmy kłopotliwe. Czy dałoby się ich uniknąć? Oczywiście! Wystarczy porozmawiać.

Dyskusja, dyskusja i jeszcze raz dyskusja!

Łatwo powiedzieć. W dużym przedsiębiorstwie trudno jest zorganizować spotkanie całego działu tak, by każdy pracownik mógł wyrazić swoją opinię, podzielić się wątpliwościami i przedstawić swój pomysł na rozwiązanie problemu – trwałoby to zbyt długo, byłoby skomplikowane do organizacji i niemal uniemożliwiałoby uporządkowanie rozmowy i zebranie wniosków.

  • Oczywiście, można próbować za pomocą maili i telefonów, ale konsultowanie w ten sposób kilku zagadnień z wieloma osobami naraz może trwać w nieskończoność.
  • To może Facebook? Zamknięta grupa, w której każdy zainteresowany może się wypowiedzieć, to dobry pomysł, ale ze względów bezpieczeństwa nie wchodzi raczej w grę.
  • Specjalny komunikator dla pracowników? Tak, to mogłoby się sprawdzić, ale co z wspólną praca nad dokumentem?

Zarząd  naszego klienta również zastanawiał się nad tym, jak umożliwić pracownikom efektywne dyskutowanie o kwestiach służbowych. Wymiana doświadczeń i spostrzeżeń nie tylko pozwalałoby rozwiązać wiele problemów szybciej, ale także dawałaby możliwość skorzystania z wypracowanego rozwiązania w przyszłości.

Jak powinno wyglądać narzędzie, które by to umożliwiało? Powinno być dostępne dla pracowników, łatwe w obsłudze, czytelne, a do tego bezpieczne – tak, by dane, które padły w dyskusji, były dostępne jedynie dla wyznaczonych osób. Zgodnie z tymi wytycznymi Vialutions przygotowało rozwiązanie, które umożliwia omawianie spraw służbowych za pomocą intranetu.

Jak działa eVetting? 

eVetting stworzony przez Vialutions bazuje na platformie SharePoint, mają więc do niego dostęp wszyscy, którzy korzystają z firmowego intranetu. Uprawnieni pracownicy mogą rozpoczynać konwersację, przesyłając pytanie, dokument lub zdjęcie do określonej przez siebie grupy użytkowników. Sami wskazują odbiorców wiadomości, dzięki czemu mają pewność, że w rozmowie wezmą udział osoby zaangażowane w omawiane zagadnienie, a przesłany dokument trafi jedynie do tych, którzy mają uprawnienia, by zapoznać się z jego treścią.

Każda z osób, które zostały przypisane do dyskusji, otrzymuje wiadomość mailową i od tego momentu może dodawać komentarze. Istnieje możliwość udostępnienia szkicu pytania innym użytkownikom – mogą je oni edytować i uzupełniać go do momentu opublikowania przez autora.

Konwersacja trwa, dopóki jej uczestnicy nie uznają, że problem poruszony w pytaniu został rozwiązany. Nie zawsze oznacza to jednak, że wnioski zostają niezwłocznie wprowadzone w życie. Jeśli omawiane sprawy dotyczą ważnych kwestii, przełożeni muszą zaakceptować wypracowane rozwiązanie. Ma to miejsce zwłaszcza w przypadku, gdy tematem konwersacji jest finansowanie jakiegoś przedsięwzięcia – wówczas podsumowanie udostępniane jest dyrektorowi finansowemu.

Po zakończeniu dyskusji i sprecyzowaniu wniosków automatycznie generowany jest raport, który przenoszony jest do archiwum. Dzięki temu użytkownicy eVettinga mogą wrócić do zapisu rozmowy w innym terminie. Zarchiwizowane raporty stanowią bazę wiedzy dla pracowników – wiadomo, które rozwiązania się sprawdziły, jakie trudności można napotkać przy realizacji zadania czy po prostu co współpracownicy sądzą o konkretnym pomyśle. W tym sensie eVetting to także forma programu za zarządzania dokumentami!

Korzystanie z doświadczeń i opinii innych pracowników oszczędza czas, pozwala spojrzeć na niektóre zagadnienia świeżym okiem, a pracownikom daje poczucie, że mają wpływ na działania firmy.

Czy to wystarczające profity dla firmy? Jeśli tak – porozmawiajmy! 

Porozmawiajmy

Twoja wiadomość została wysłana.
Dziękujemy!