Excel i SharePoint – dlaczego warto rozważyć zmianę

Home » Excel i SharePoint – dlaczego warto rozważyć zmianę

Do pracy w arkuszach Excela można się przywiązać. To oczywiste – narzędzie dostępne dla każdego, używane od tak dawna, że nikt nie potrafiłby chyba wskazać, kiedy zetknął się z nim po raz pierwszy. Kiedy myślimy o tym, jak uporządkować dane w firmie, niemal odruchowo wybieramy program Excel. Słusznie?

Trudne rozstanie

Nie jest łatwo zostawić narzędzia, do których jesteśmy przywiązani, nawet jeśli nie zawsze są efektywne. Jeśli zawsze pracowaliśmy w systemie plik-folder-mail i wpisywaliśmy dane do tabelki, trudno wyobrazić sobie, że można pracować inaczej.

Krzysztof, nasz handlowiec, napisał o tym kiedyś na swoim blogu:

Wiem, jak ciężko jest Wam rozstać się z plikami Excel. Poważnie! Przerabiałem to już wielokrotnie i schemat jest mniej więcej taki:
– Mamy dość pracy (procesów) opartych na arkuszach Excel. Chcemy czegoś lepszego!
– OK. Po analizie Waszego procesu mamy takie rozwiązanie: {brak arkuszy Excel}
– Hmm. Ciekawe, ale nie wiem, czy się przyjmie, może coś innego?
– OK. Możemy zrobić to nieco inaczej: {brak arkuszy Excel}
– A nie dałoby się to zrobić na podstawie innego arkusza Excel?
– Ale miało być coś lepszego!?!
– …
– Mamy dość pracy (procesów) opartych na arkuszach Excel. Chcemy czegoś lepszego!
– …

Excel – rachunek zysków i strat

Dlaczego zatem rezygnować z Excela? Ano dlatego, że czasem warto w imię lepszych warunków pracy porzucić znane schematy.
Można zacznijmy klasycznie – jak to w Excelu rozpiszmy sobie wady i zalety tego rozwiązania.

Zacznijmy od zalet – dlaczego warto korzystać z Excela?

Pierwsze i najważniejsze – powszechność. Excel gości na każdym firmowym komputerze. Każdy rodzaj pracy biurowej bazuje na pakiecie Microsoft Office, jeśli więc trzeba zgromadzić gdzieś dane lub pracować nad nimi w zespole, niemal odruchowo wybieramy Excela.
Po drugie – funkcje Excela to coś, czego uczymy się nawet na najbardziej podstawowych kursach. To swego rodzaju podstawa pracy w biurze i do części zadań z pewnością wystarcza. Uporządkowanie danych? Robienie zestawień? Przedstawianie ofert? Excel rzeczywiście świetnie się tutaj sprawdza.
Po trzecie – przejrzystość. Excel daje możliwość utworzenia jasnej, czytelnej tabelki. A jak prezentować dane lepiej niż za pomocą tabelki?

Wady Excela

A jednak część firm rezygnuje z Excela! Dlaczego?

Część z powodu bałaganu, jaki może powstać wśród danych. Jedna osoba w firmie tworzy i uaktualnia plik Excel. Przesyła go komuś innemu, ale przecież zaraz pojawiają się nowe dane. Trzeba włączyć je do pliku, uaktualnić go, a następnie… ponownie wysłać. Wersje dokumentu się mnożą, nazwy są takie podobne… w końcu nie wiadomo, która jest aktualna. Bałagan? Nie da się ukryć.
Coś jeszcze? Drukowanie. Oczywiście, nie zawsze jest to konieczne, ale archiwum firmowe to zazwyczaj segregatory i teczki pełne dokumentów w formie papierowej. Trudne w utrzymaniu, łatwe do zgubienia i uporządkowania.
No i praca grupowa. Owszem, funkcje Excela pozwalają na wiele sposobów modyfikować dokument i gromadzić dane, ale wciąż jest raczej narzędzie do pracy jednoosobowej. Jeśli w pliku gromadzimy dane z naszego projektu, na pewno wolelibyśmy widzieć wszystkie dokonane modyfikacje i kontrolować jego zawartość. Excel znaczenie ogranicza takie możliwości.
No i przede wszystkim: funkcje Excela łatwo przenieść do innych, znacznie bardziej intuicyjnych narzędzi. I tym właśnie zajmujemy się my.

Jak to zrobić?

Zajmujemy się rozwiązaniami IT dla biur od lat i dobrze wiemy, jakie rozwiązania są najbardziej odpowiednie dla konkretnej firmy. Ważne jest jednak dla nas to, żeby nie zakłócać pracy klienta i pozwolić mu oswoić się z narzędziami, które wdrażamy.

Oddajmy znowu głos Krzysztofowi:

Dlatego postanowiliśmy ostatnio wprowadzić zasadę małych kroków:
1. Po pierwsze: skupiamy się na realizację rozwiązania polegającego na maksymalnej automatyzacji istniejącego Excela oraz projektujemy szczegóły rozwiązania docelowego.
2. W kolejnym etapie pozostajemy przy Excelu, ale piszemy aplikację APS.NET MVC (na przykład). Będącą również takim proof of concept docelowego podejścia.
3. Kolejny krok to dopisanie w aplikacji ASP.NET MVC części administracyjnej.
4. Przeniesienie bazy danych z Excel na SQL.
5. Wdrażanie dodatkowych modułów np.: raportowania.
6. Rozszerzenie o dodatkowe funkcjonalności.

Okazało się, co nie jest zbyt wielkim zaskoczeniem, że stopniowe przechodzenie z Excel do nowoczesnych narzędzi produkowanych przez Vialutions jest o wiele lepiej akceptowalne przez naszych klientów. Również daje to lepsze możliwości weryfikacji prac i pomysłów ze względu na rozciągnięty w czasie proces implementacji.

O tym, dlaczego warto zostawić Excela za sobą i poszukać czegoś bardziej odpowiadającego indywidualnym potrzebom, moglibyśmy mówić jeszcze długo. Może o tym porozmawiamy?