Nagła choroba dziecka, oczekiwanie na ważną przesyłkę, złe samopoczucie, awaria w biurze czy wreszcie ogólnokrajowa izolacja – powodów, dla których home office to wybawienie dla pracowników i pracodawców, jest wiele. Inną kwestią jest to, jak zorganizować pracę z domu. Jak powinna wyglądać rejestracja czasu pracy w trakcie homeoffice? Zastanówmy się!
To, że większość firm posługuje sie programami do rejstracji czasu pracy na co dzień, nikogo nie powinno już dziwić. Cyfrowa transformacja to już fakt i to, że rejestrowanie przepracowanych godzin w elektronicznym systemie do rejestracji czasu pracy jest o wiele wydajniejsze niż używanie arkuszy Excela, list obecności czy innych analogowych rozwiązań.
Elektroniczna rejestracja czasu pracy ma wiele zalet. Pracodawca ma pewność, że wszytsko jest pod kontrolą: wiadomo, kto pracuje ile nad konkretnym taskiem, ile zajęło wykonanie całego zadania, gdzie przydałaby się pomoc, bo wykonanie taska jakoś się przeciąga… Takie informacje znacząco ułatwiają planowanie pracy.
Zdobycie takich liczb nie jest proste, jeśli rejestracja czasu pracy odbywa się poprzez potwierdzeniem podpisem obecności w pracy lub przez system do kart magnetycznych. Jeśli jednak w firmie używa się systemu do rejsetrowania czasu pracy online, wygenerowanie raportu na ten temat to kwestia kilku kliknięć.
Nie bez znaczenia jest także kwestia faktur dla klientów. Jeśli rozliczamy się nimi w systemie time and materials, comiesięczne podsumowania postępu prac nad zleceniem są świetną podstawą do wystawienia faktury. Jeśli klient wymaga przedstawiania raportów… cóż, to kolejny arugemnt za tym, że wprowadzić elektroniczny system monitorowania czasu pracy.
Wszytskie te argumenty można zbyć twierdzeniem „e tam, jestem przecież na miejscu, w firmie, mogę porozmawiać z każdym pracownikiem, zobaczyć, czym się zajmuje”. Oczywiście! Inaczej jest jednak, jeśli w grę wchodzi home office. O tym, jak bardzo praca z domu różni się od takiej w biurze, mogliśmy się przekonać w ciągu ostatnich miesięcy i chyba możemy zgodnie potwierdzić – rejestrowanie czasu pracy na homeoffice to zupełnie inny proces.
Dla wielu firm izolacja była pierwszym zetknięciem z elektroniczną rejestracją czasu pracy. Jesteśmy pewni, że w tym wypadku sprawdziła się idealnie – w przypadku pracy zdalnej zarówno szef chciałby wiedzieć, czym zajmują się pracownicy, jak i sami zatrudnieni chętniej prezentują, co zrobili w trakcie dnia pracy.
W takim przypadku elektroniczna rejestracja czasu pracy to najlepsze rozwiązanie. Prosty, intuicyjny program, w którym każdy pracownik będzie mówgł zaznaczyć, czym zajmował się konkretnego dnia – to narzędzie niezbędne na homeoffice. Wśród naszych rozwiązań znajduje się własnie takie rozwiązanie – vWork.
Na jej przykładzie możemy wskazać, jakie elementy powinna posiadać aplikacja do rejestrowania czasu pracy online. Oprócz oczywistej możliwości wpisywania codziennie przepracowanych godzin, są to:
Praca zdalna pod kontrolą? Tak to właśnie działa!
A czy Ty potrzebujesz dobrego programu do rejestrowania czasu pracy?
Z czego składa się system do elektronicznej rejestradcji czasu pracy?
System rejestracji czasu pracy może przyjąć różne formy w różnych przedsięborstwach. Dotyczy to nie tylko tradycyjnych sposobów raportowania czasu pracy, ale także tych bardziej nowoczesnych – elektronicznych.
Program do rejestracji czasu pracy powinien mieć intuicyjny, prosty interfejs, tak, by użytkownik dokładnie wiedział, w jaki sposób wpisywać przepracowany czas. Ważne są z pewnością takie opcje jak przypisywanie pracowników do odpowiednich projektów, generowanie alertów, gdy nie przepracowali odpowiedniej liczby godzin lub wyrobili nadgodziny, a także tworzenie miesięcznych raportów.
Co można kontrolować przez rejestrację czasu pracy?
Elektroniczny system czasu pracy ma za zadanie przede wszystkim mierzyć liczbę godzin, którą przepracowały osoby zatrudnione w firmie. Oprócz tego z jego pomocą manager może zdobyć inne niezbędne informacje. Mogą to być na przykład dane na temat czasu wykonania zadania przez pracownika lub cały zespół, etapu prac i postępów w realizowaniu projektu.
Jak rejestrować czas pracy pracowników na homeoffice?
W przypadku rejestrowania czasu pracy na homeoffice najwygodniejsze będzie wprowadzenie do firmy elektronicznego narzędzia do raportowania przepracowanych godzin. To najprostszy sposób na monitorowanie czasu, który osoby zatrudnione przepracowują poza miejscem pracy. Dobrze dopasowany do potrzeb firmy program pozwoli szefowi sprawdzać, jak wygląda przebieg prac z dala od biura, a pracownikom wykazać, że starannie wykonują swoje obowiązki także poza biurem.