Wiemy już, czym jest SharePoint, o jakie elementy można go uzupełniać, co to jest migracja… Czas dowiedzieć się, jaka jest struktura SharePointa. Setki firm korzystają z niego, by utrzymać swoje zasoby w porządku – musi być więc ona prosta, przejrzysta i praktyczna.
Z czym możemy porównać strukturę SharePointa? Najprościej będzie chyba zestawić je z dobrze przemyślanym systemem półek i szuflad.
Strona główna intranetu to pusta szafa. Możemy dowolnie aranżować jej zawartość, rozkładać w niej dowolnie przedmioty, grupować je w różnych szufladach, przekładać, dostawiać półki… tak, żeby było nam wygodnie znajdować potrzebne rzeczy i korzystać z nich zgodnie z przeznaczeniem.
Tyle metafora. A jak to wygląda w praktyce? Na stronie głównej intranetu mamy odnośniki do najważniejszych zbiorów witryn (site collections), czyli wątków, które zawierają najbardziej ogólnie pogrupowane pliki.
W ich obrębie możemy tworzyć jeszcze mniejsze struktury. Potrzebujesz zgromadzić w jednym miejscu dokumentację dotyczącą jednego projektu? Możesz utworzyć listę, stronę lub bibliotekę, w której umieścisz wszystkie pliki dotyczące jednego zagadnienia. Żadnych elementów spoza tematu, wszystko uporządkowane chronologicznie lub według wersji…. to jak szuflada podpisana nazwą projektu.
Obejrzyjmy to z bliska na przykładzie. Chcemy umieścić zdjęcia z firmowego eventu w intranecie. Tworzymy site collection i nazywamy go po prostu Zdjęcia. Następnie dzielimy strukturę i w każdej z nich umieszczamy fotografie z osobnego wydarzenia. Chcemy podzielić je jeszcze bardziej szczegółowo – na przykład tematycznie? Nic trudnego.
Czy struktura SharePointa jest skomplikowana? Zdecydowanie nie. Kluczem do zachowania porządku w plikach umieszczonych na platformie jest właściwe nazywanie poszczególnych elementów. Jeśli tylko właściwie nazwiemy poszczególne struktury, łatwo nam będzie trafić do odpowiedniego pliku – reszta to już kwestia intuicyjnego układu SharePointa.
O tym, czym się różnią listy, biblioteki i strony, jeszcze opowiemy, ale mamy nadzieję, że dziś udało się nam pokazać, że SharePoint można podzielić na logiczne, spersonalizowane, wygodne w użytkowaniu moduły.