Po co firmie intranet? Takie pytanie pada dość często, a odpowiedzi jest przecież mnóstwo. Przez lata wdrożyliśmy takie rozwiązania w wielu firmach – więcej! Sami na co dzień korzystamy z naszego intranetu w SharePoincie. Czy widzimy plusy? Jasne!
Coraz więcej firm umożliwia swoim pracownikom pracę zdalną. I nic dziwnego – rok 2020 udowodnił nam, że można pracować tak samo efektywnie w biurze, jak i we własnym mieszkaniu. Ale o ile pracę można zorganizować zdalnie, o tyle większość dokumentów mamy wciąż w formie papierowej.
Jak może w tym przypadku pomóc intranet? Oczywiście jako narzędzie do zarządzania dokumentami! Dla firm to spore ułatwienie – mieć wszystkie niezbędne dokumenty w jednym miejscu, móc je udostępniać czy edytować, oczywiście zgodnie z ustalonymi wcześniej uprawnieniami.
Najłatwiej będzie to sobie wyobrazić na przykładzie obiegu wniosków urlopowych – zamiast długiego żmudnego procesu przekazywania i podpisywania wniosków, uzgadnianie osobiście grafiku, dowiadywanie się w ostatniej chwili, że kolega, z którym mieliśmy współpracować, ma akurat wolne… znacie to? Na pewno. A przecież można to uprościć do kilku kliknięć i systemu powiadomień właśnie w intranecie. Spójrzcie, jak to rozwiązaliśmy.
Że co? Większa efektywność spowodowana dostępnością wspólnego miejsca w sieci? Oczywiście! Jeśli przy pracy korzystamy z dokumentów, baz danych lub współpracujemy z innymi zatrudnionymi, intranet to spora oszczędność czasu. Proces nie jest skomplikowany: wystarczy dowiedzieć się, jaki sposób segregowania i przechowywania danych jest dla pracowników najwygodniejszy i właśnie w ten sposób zorganizować intranet. Żmudne poszukiwania logo, formatki do prezentacji firmowej czy potrzebnej dokumentacji znikają jak za dotknięciem różdżki 😊
Ankiety, zapytania, dyskusje – intranet daje takie możliwości i jeśli poprosimy o pomoc właściwych ekspertów, możemy takie narzędzia całkowicie spersonalizować. Weźmy jako przykład intranet w MS SharePoint. W wersji podstawowej mamy do dyspozycji Microsoft Teams. Ankiety, które możemy przeprowadzać za pomocą komunikatora, w wielu przypadkach wystarczają, żeby poznać zdanie pracowników. Jeśli jednak proste zamknięte pytanie nie wystarczy, eksperci SharePoint mogą stworzyć personalizowane rozwiązanie. Tak jak my – dla jednego z naszych klientów wykreowaliśmy oparte o SharePointa rozwiązanie do dyskutowania – eVetting.
Wspominaliśmy o obiegu wniosków urlopowych? No właśnie! A przecież HR to nie tylko wnioski urlopowe, ale także bazy danych. O tym, jaka jest struktura SharePointa i jak łatwo dostosować go do potrzeb firmy, można przeczytać tutaj. Intranet to świetne miejsce do tworzenia folderów z danymi pracowników, zbierania CV i ogłoszeń rekrutacyjnych. Ustawienia dostępów w intranecie pozwolą zachować wszelkie reguły ochrony danych osobowych, a zebranie dokumentów w przejrzystych strukturach na pewno sprawi, że procesy rekrutacyjne będą prostsze i unikniemy przy nich tylu błędów.
Tu nie trzeba chyba wiele tłumaczyć – baza wiedzy na wyciągnięcie ręki. Uporządkowana dokumentacja, firmowe prezentacje, komunikator… Jeśli mamy się czegoś nauczyć, to tylko tak! Oczywiście, szkolenia na początku współpracy są bardzo ważne, ale wiemy, jak to jest – po jakimś czasie najlepiej jest powtórzyć zdobytą wiedzę. Dlatego dobrze jest mieć wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu, dostępne, uszeregowane tak, że bez trudu można z nich korzystać w codziennej pracy.
Zaskoczyliśmy Was? Tak – intranet może być narzędziem do integrowania pracowników i budowania relacji w firmie. Pomyślmy o nim jako o wspólnej przestrzeni. Nie zawsze wszyscy pracownicy pracują w jednym biurze. Intranet może być tablicą ogłoszeń, komunikatorem, archiwum zdjęć i relacji ze wspólnych wyjść i wyjazdów, a także codziennej pracy w biurze. Jeśli pracownicy znajdą dla siebie przestrzeń, żeby porozmawiać, podzielić się zdjęciami czy doświadczeniami, relacje w firmie na pewno będą trwalsze.
Istnieją także specjalne narzędzia, żeby zintegrować zespół za pomocą intranetu – na przykład vGoal, nasza aplikacja do zakładów towarzyskich.
Żeby poprawnie wykonywać swoją pracę, potrzebujemy odpowiednich narzędzi – to jasne. Często programy i aplikacje, z których korzystamy, trzymamy na pulpicie. A gdyby tak zmieścić je w intranecie? To prostsze, niż myślisz.
Ponownie – najłatwiej wytłumaczyć to na przykładzie. Pracujemy na sporych bazach danych w arkuszach Excela. Filtrujemy je, zbieramy informacje, kopiujemy, tworzymy raporty, a na koniec przesyłamy mailowo. Dopóki nie przestawimy się na pracę w intranecie, trudno nam wyobrazić sobie, jak wszystkie te funkcje zmieścić w intranecie. Otóż – da się i to w znacznym stopniu poprawia jakość pracy. W Vialutions stworzyliśmy szereg aplikacji ułatwiających pracę biurową. Ich nazwy – vSend, vZip, vScan – mówią same za siebie 😊 po dokładniejszy opis zapraszamy do innego wpisu!
Tak, intranet to również miejsce, w którym rodzą się pomysły na usprawnienia w firmie. Może słyszeliście kiedyś o Kaizenie? To japoński sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jego założenia są proste – każdy pracownik zna dobrze potrzeby firmy, angażuje się w jej działania i może wskazać obszary, w których można wdrożyć jakieś usprawnienia. Brzmi dobrze, prawda? I sprawdza się – spójrzcie, jak działa to w fabrykach Toyoty. Oczywiście, w wersji intranetowej!
Czy z któryś z tych czynników przekonuje Cię do intranetu w szczególny sposób?