HR to dział, przez który przechodzi mnóstwo informacji, danych i dokumentów. Pewnie jeszcze do niedawna, żeby rekrutować, wystarczyła skrzynka mailowa, telefon i zestaw segregatorów. Czasy się jednak zmieniają i obecnie to zdecydowanie nie wystarczy, żeby sprawnie znaleźć odpowiednich pracowników, a do tego zachować wszystkie wymogi dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Jak wybrać narzędzia IT dla HR? Jakie rozwiązania dla HR wspomogą proces rekrutacji? Czy istnieją dobre rozwiązania IT do zarządzania zasobami ludzkimi? Jak dobrze zorganizować rekrutację online? Czy narzędzia do rekrutacji sprawdzą się tak samo w agnecji HR i w małej firmie?
Tak się składa, że mamy kilka pomysłów na narzędzia do rekrutacji 😊
Firma się rozrasta, potrzebuje pracowników. HR zabiera się do pracy, szuka właściwych ludzi… I tu być może przydałoby się wsparcie. Jeśli prowadzimy rekrutację online,
Zacznijmy od przechowywania danych. Niezależnie od tego, jak trafiają do nas CV kandydatów, musimy przechowywać je w bezpieczny, uporządkowany sposób. Co może tu pomóc?
Na pewno dobrany do potrzeb firmy intranet – niezależnie od tego, czy potrzebne są nam narzędzia dla firmy HR czy tylko dla działu kadr, intranet to niemal must-have. Dlaczego? To świetne miejsce do archiwizowania i udostępniania dokumentów.
To platforma, którą można personalizować w sposób idealnie pasujący do potrzeb użytkownika. W wersji podstawowej możemy grupować dokumenty w bibliotekach, listach i na stronach. Tu mamy w zasadzie nieskończone możliwości, jeśli chodzi o organizację plików – możemy grupować je według stanowiska, statusu czy innego dowolnego kryterium. Co więcej – możemy też tutaj zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych w trakcie rekrutacji. Ograniczanie dostępu do poszczególnych bibliotek pozwala chronić informacje przed niepowołanymi osobami, a jednocześnie udostępniać je tym, którym są potrzebne.
Ciekawym narzędziem wspomagającym rekrutację mogą być także workflow w SharePoincie. Co to jest? Opisywaliśmy tę funkcję platformy, przypomnijmy jednak, jak może nam ułatwić życie, jeśli chodzi o rekrutację. Przede wszystkim upraszcza pracę zespołową. To szczególnie ważne, jeśli:
Workflow w SharePoincie pozwala ustalać spotkania, sprawdzać status procesu (w tym określać procentowo stopień wykonania poszczególnych etapów), wpisywać uwagi, a także ustalić priorytet, co sprawdzi się zwłaszcza kiedy nie mamy zbyt wiele czasu na znalezienie właściwych kandydatów.
Jak dobrze zaplanować rekrutację? Najlepiej robić to, ucząc się na doświadczeniach! Raporty z rekrutacji poprzednio przeprowadzanych w firmie na pewno świetnie się do tego nadają.
Jak raportować wyniki rekrutacji? Najlepiej dołożyć taką funkcję do oprogramowania wspierającego poszukiwanie pracowników. Unikniemy dzięki temu mozolnego spisywania wyników, oznaczania odpowiednich kandydatów czy sprawdzania, ile CV dostaliśmy. Jeśli posiadamy bazę danych CV, przydatne byłoby narzędzie, które wyciąga z dokumentów najpotrzebniejsze informacje i przedstawia w formie zwięzłego podsumowania procesu rekrutracyjnego. Następny krok to swobodne korzystanie z najbardziej kluczowych danych i planowanie na ich podstawie kolejnych procesów. Tego typu funkcja to też dobre narzędzie do mierzenia efektywności działu HR.
Co może się przydać HR-om, kiedy już znajdą odpowiednich kandydatów? O tym w następnym odcinku!