Pakietu Microsoft Office nie trzeba przedstawiać nikomu, kto kiedykolwiek pracował w biurze. Word, Excel czy PowerPoint to narzędzia używane tak powszechnie, jak drukarka czy ekspres do kawy. Istnieje jednak element uniwersum Microsoft Office spotykany nieco rzadziej – a niesłusznie! Czy wiesz, czym jest SharePoint i jakie możliwości daje użytkownikom? Jeśli tak – świetnie, wiesz, jak usprawnić pracę w firmie. Jeśli nie – może czas dowiedzieć się, jak oprogramowanie Microsoftu może poprawić jakość pracy.
Najlepiej od początku: SharePoint to platforma, umożliwiająca tworzenie firmowego intranetu.
Zanim stwierdzisz, że intranet nie jest w twojej firmie artykułem pierwszej potrzeby, weź pod uwagę, że to nie tylko sieciowa wersja tablicy ogłoszeń. To także miejsce, w którym można dzielić się informacjami, przechowywać dokumenty i zarządzać pracą przedsiębiorstwa. To nie slogan marketingowy – umiejętnie użytkowany SharePoint sprawia, że praca w firmie zyskuje nową jakość. Najważniejsze, żeby poznać jego możliwości i umieć z nich korzystać.
Przeanalizujmy kilka najważniejszych zalet SharePointa – tak na zachętę.
Biblioteki SharePointa pomieszczą ogromną liczbę firmowych dokumentów. Można uporządkować je ze względu na tematykę, udostępnić określonym grupom pracowników, ograniczyć ich widoczność, skopiować, edytować wspólnie z innymi osobami z firmy. Na dobrą sprawę można zrobić z nimi wszystko to, co z ich papierowymi wersjami… tylko cyfrowo, szybciej i bez ryzyka, że ważny plik gdzieś zaginie lub się zniszczy.
Kiedy wiadomo, gdzie znaleźć poszczególne dokumenty i różne ich wersje, łatwiej zorganizować i usprawnić pracę. Sam przecież wiesz – kiedy nie musisz tracić czasu na przeczesywanie firmowego archiwum w poszukiwaniu faktury, kolejne zadania związane z jej rozliczeniem czy zarchiwizowaniem idą o wiele szybciej. Szybkie przesyłanie plików między pracownikami również poprawia jakość pracy. Jeśli połączymy te wszystkie funkcje, otrzymamy wszechstronne narzędzie do zarządzania dokumentacją.
A co z transparentnością pracy? Na pewno pamiętasz sytuacje, w których ginął dokument potrzebny do pracy większej grupie pracowników i każdy, kto miał z nim styczność, zarzekał się, że nie widział go od dawna. W SharePoincie takie rzeczy nie ma miejsca na takie rzeczy. Można zidentyfikować każdą modyfikację pliku i każdą osobę, która go edytowała. Pozwala to również pracować na różnych wersjach dokumentów.
Last, but not least – intranet to miejsce, w którym można nieco zintegrować pracowników. Galeria zdjęć w SharePoincie daje sposobność, by przypomnieć o wspólnych wyjazdach i imprezach firmowych. Istnieje też możliwość stworzenia grup dyskusyjnych dla pracowników – dzięki temu osoby zatrudnione w firmie mogą porozmawiać o tym, dokąd wyjść na lunch lub ustalać szczegóły wspólnych wyjazdów, a co za tym idzie – zaczynają traktować intranet jako wspólną przestrzeń.
Odpowiedź jest prosta – dla każdej, która chce zapanować nad dokumentami i przenieść sporą część pracy do sieci. Platforma SharePoint ma coś do zaoferowania niemal każdemu rodzajowi przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości i branży.
Dla małego przedsiębiorstwa zaletą będzie uporządkowana, łatwo dostępna dokumentacja. Oczywiście, jest to zaleta także dla większych firm, one jednak docenią także łatwość komunikacji, jaką zapewnia SharePoint. O ile w niedużym przedsiębiorstwie można bez trudu przekazać informacje każdemu pracownikowi i na bieżąco dogadywać się w ważnych sprawach, o tyle
Podstawowe funkcje SharePointa są dla wielu firm zupełnie wystarczające, by usprawnić i ułatwić pracę, ale duża część użytkowników platformy rozszerza je o rozwiązania odpowiadające ich potrzebom.
Nie oznacza to, że opcje, które oferuje SharePoint, nie wspomagają pracy firmy – one wyznaczają wyższe standardy pracy, a apetyt rośnie w miarę jedzenia. Jeśli nacieszyliśmy się już zdigitalizowanym, łatwo dostępnym archiwum dokumentów firmowych, może przyda nam się narzędzie, dzięki któremu będzie można zgromadzić potrzebne pliki, skompresować je i przesłać mailem do osób spoza firmy. Bo czemu nie ułatwić sobie życia jeszcze bardziej?
SharePoint to produkt, który istnieje na rynku już wiele lat. Przez ten czas Microsoft wielokrotnie go udoskonalał i w efekcie stworzył świetną bazę do tworzenia rozwiązań, które spełniają indywidualne potrzeby firmy. Oczywiście, z SharePointa nie da się stworzyć narzędzia, które rozwiąże wszystkie problemy. Ale po dobraniu odpowiednich add-onów funkcje SharePointa można dostosowywać
Dodatki do SharePointa to produkty, których przygotowania powinni podjąć się programiści specjalizujący się w tej platformie. Żeby stworzyć narzędzia, które idealnie uzupełnią funkcje platformy i pozwolą spersonalizować jej działanie, należy pracować na niej przez kilka lat i dobrze poznać wszystkie komponenty i możliwości, jakie dają. Wpasowanie kolejnego elementu w strukturę SharePointa wymaga wiedzy i umiejętności.