A więc wprowadzasz w swojej firmie wirtualny document management system? Świetnie! To pierwszy krok! Na rynku istnieje kilka narzędzi, które z pewnością ułatwią ten proces. Jeśli wahasz się między bardzo popularnymi rozwiązaniami – SharePoint i OneDrive – pomożemy Ci podjąć decyzję.
SharePoint to platforma umożliwiająca firmom różnych branż przeniesienie części pracy do intranetu. Służy przede wszystkim do wspomagania obiegu dokumentów w firmie. Można umieszczać w nim ogromną liczbę plików, segregować je (na przykład według tematyki, projektów, użytkowników konkretnych dokumentów), edytować, udostępniać… Jasny, klarowny układ i łatwe wyszukiwanie plików ułatwiają zarządzanie dokumentami w firmie, a system tworzenia workflow i przypisywania zadań do konkretnych dokumentów – sprawną pracę w zespole.
SharePoint to jednak nie tylko narzędzie do pracy z dokumentami. Jest na tyle estetyczny, że pozwala na tworzenie spersonalizowanych rozwiązań. Dodatki lub aplikacje mogą zmienić go w program do zbierania opinii pracowników (Kaizen), narzędzie do sprawnego akceptowania wniosków urlopowych w firmie, platformę treningową lub kalendarz adwentowy dla pracowników.
OneDrive to po prostu chmura, którą udostępnia swoim użytkownikom Microsoft. W kształcie, jaki znamy teraz, wyewoluowała z SkyDrive – jednego z pierwszych rozwiązań chmurowych, które pojawiło sie jeszcze zanim pojawiły się Dropbox czy Google Drive.
Jak korzystać z OneDrive? Założyć konto Microsoft (jeśli wykupiłeś pakiet Microsoft 365, używasz Skype’a lub XboXa Live, już je masz) i po prostu wrzucać tam pliki. W wersji darmowej mamy do dyspozycji 5 GB. W zależności od potrzeb możemy je rozszerzać aż do 100 GB. Firmy, które na co dzień korzystają z Microsoft 365, mogą korzystać z 1TB. Dokładny pakiet opłat za OneDrive podaje Microsoft na swojej stronie internetowej.
OneDrive umożliwia przenoszenie na wirtualny dysk plików z komputera lub bezpośrednio z urządzeń mobilnych, a także podstawowe możliwości udostępniania innym użytkownikom plików lub folderów na dysku. Użytkownicy mogą też zarządzać podstawowymi ustawieniami bezpieczeństwa.
Choć podstawową funkcją SharePointa i OneDrive’a jest magazynowanie plików, cel i sposób ich używania różnią się zasadniczo. Oba narzędzia są przydatne, jednak na zupełnie innych polach.
OneDrive to dobre rozwiązanie, jeśli chcemy po prostu przechowywać pliki, robić ich backupy, w podstawowym stopniu nimi zarządzać. Nie daje nam żadnych większych możliwości, a organizowanie i sortowanie zawrtości dysku ogranicza się do przenoszenia ich do folderów, ewentualnie na ustawianiu ich prywatności. To wygodny i funkcjonalny dodatek do firmowego pakietu Office lub miejsce na nasze rodzinne lub prywatne zdjęcia.
SharePoint natomiast to rozwiązanie przeznaczone ściśle dla firm. Jego funkcje wykraczają jedynie magazynowanie danych – pozwala na wspólną pracę nad konkretnymi plikami i jej organizację, jak choćby tworzenie list zadań i workflowów. Pozwala także na o wiele bardziej zaawansowane organizowanie plików i tworzenie systemu dostępów do każdego z nich.
Czy OneDrive zastąpi SharePoint?
OneDrive i SharePoint to popularne rozwiązania w wielu firmach, ale mimo pewnych podobieństw mają na tyle różną strukturę, że nie jest możliwe zastąpienie jednego narzędzia drugim. OneDrive spełnia inne potrzeby użytkownika – można w nim trzymać pewną określoną ilość danych i udostępniać je współpracownikom. SharePoint z kolei ma inne funkcje, umożliwia pracę w zespole, przypisywanie zadań czy tworzenie workflow. Ma też o wiele większe możliwości rozbudowy niż One Drive.
Czy w OneDrive można pracować nad konkretnymi plikami?
Tak. OneDrive umożliwia pracę nad plikami, umieszczonymi w chmurze. Nad każdym z nich można pracować, zapisywać dokonane zmiany i udostępniać go innym osobom.
Czy w firmie można korzystać jednocześnie z OneDrive i SharePoint?
Tak, użytkowanie jednego z tych rozwiązań nie wyklucza korzystania z drugiego. Jeśli SharePoint to dla nas narzędzie do zarządzania dokumentami, tworzenia workflow, delegowania zadań lub korzystania z dodatkowych aplikacji, OneDrive może być dobrym uzupełnieniem pracy z platformą na przykład jako archiwum.