Dla niektórych firm pracownicy, którzy chcą poprawiać proces produkcji i wykazują się inicjatywą, stanowią źródło problemów. Inne wręcz przeciwnie – zachęcają zatrudnionych do takiej aktywności. Czym się różnią te dwa przedsiębiorstwa? Drugie stosuje Kaizen – japoński system wprowadzania usprawnień w firmie.
Brzmi egzotycznie, ale jego założenia są proste – wszyscy zatrudnieni w firmie starają się udoskonalić jej funkcjonowanie. Rozwój i wprowadzanie poprawek w cyklu produkcyjnym opierają się nie tylko na dyspozycjach zarządu, ale przede wszystkim na propozycjach pracowników. Kaizen zakłada, że każdy zatrudniony szuka rozwiązań problemów, które napotyka w codziennej pracy.
Tak właśnie funkcjonuje fabryka Toyota Motor Manufacturing Poland w Wałbrzychu. Pracownicy przekazują uwagi i sugestie naprawy przełożonym, ci oceniają ich zasadność oraz możliwości wprowadzenia, a na koniec zaakceptowana poprawka trafia do realizacji.
Czy taki sposób działania jest skuteczny? Oczywiście. Problem tkwił jedynie w tym, że cały proces odbywał się analogowo, za pomocą arkuszy Excela. Co to oznacza? Wiele plików, długi czas akceptacji zgłoszonego rozwiązania, rozbudowana procedura. Tak zorganizowany Kaizen był skuteczny – niedogodność zasygnalizowana przez pracownika znikała – ale skomplikowany i długotrwały.
O wiele łatwiej byłoby umieścić opis gdzieś, gdzie wszyscy zainteresowani mieliby do niego dostęp, w każdej chwili można by sprawdzić, kto i kiedy stworzył kaizen, jak ocenili go przełożeni, a wreszcie czy zaproponowane rozwiązanie zdaje egzamin. Taka właśnie wizja towarzyszyła Vialutions przy tworzeniu rozwiązania dla Toyoty.
Przenieśliśmy cały proces na specjalną platformę intranetową. Dzięki temu zgłoszone problemy trafiają do osób opiniujących od razu po umieszczeniu ich w systemie. Pracownik może monitorować etap wprowadzania zmiany, a także sprawdzić, czy podobne zagadnienie nie było zgłaszane już wcześniej.
Czasem mimo najszczerszych chęci nie da się precyzyjnie i zrozumiale opisać problematycznej kwestii, dlatego w elektronicznym systemie Kaizen umieściliśmy funkcję dodawania zdjęć przed i po wprowadzeniu poprawki. Jeden rzut oka i widać, co się zmieniło.
Sukces digitalizacji Kaizen można mierzyć w liczbach: proces zgłaszania i weryfikacji usprawnień skrócił się z sześciu tygodni do jednego, częstotliwość zgłaszania pomysłów wzrosła aż o 18% w skali miesiąca, a to tylko przez 1,5 roku funkcjonowania programu.
Każda firma ma swoje sprawdzone rozwiązania. Od czasu do czasu warto je jednak zweryfikować i do skutecznego mechanizmu dobrać odpowiednie narzędzia. Kaizen oparty na arkuszach Excela działał, ale dopiero przeniesienie go do intranetu sprawiło, że pracownicy zaczęli częściej zgłaszać poprawki, a sam cykl znacznie się skrócił. Korzyści są oczywiste.
A czy w Twojej firmie są procesy, które można by zmodernizować?