Blog

POROZMAWIAJMY
Co to jest workflow?

Co to jest workflow?

30/05/2019

Workflow? Co to jest? Czy to kolejne obcobrzmiące słowo, które niewiele znaczy? Jeśli spotykamy się z tym pojęciem po raz pierwszy, łatwo tak pomyśleć.

W rzeczywistości jednak jest elementem funkcjonowania każdej firmy. Co więcej – każde przedsiębiorstwo ma ich całkiem sporo! Niezależnie od tego, czy wiemy, co to jest workflow, jego prawidłowy przebieg wpływa na pracę całego przedsiębiorstwa. Warto więc wiedzieć, z czym mamy do czynienia.

Walka o urlop, czyli jak działa workflow?

Na początek może odrobina teorii. Definicja workflow jest prosta – to przepływ informacji między osobami lub jednostkami biorącymi udział w określonym cyklu czynności. Nazwa ta jest stosowana także do określenia automatyzacji procesów biznesowych i programu, który służy do porządkowania pracy.

Brzmi obco i niezrozumiale? A jednak niezależnie od tego, czym zajmujesz się w pracy, twoje zadania to też element workflow. Prześledźmy to na przykładzie.

W każdym przedsiębiorstwie istnieje procedura związana z urlopami. Nawet jeśli nie została opisana w osobnym dokumencie, jest powszechnie znana i stosowana – bo jak inaczej upewnić się, że w odpowiednim terminie możemy jechać nad morze czy w góry?

Zazwyczaj wygląda to tak: na początku roku pracownik przedkłada przełożonemu plan urlopowy, w którym zaznacza dni, które chciałby spędzić poza pracą. Kierownik akceptuje plan lub uzgadnia z podwładnym inne terminy. Kolejnym krokiem jest wypełnienie wniosku urlopowego. Zaakceptowany dokument trafia do kadr, a pracownik może rozpocząć przygotowania do wakacji.

Znasz ten proces? Gratulacje – dokładnie wiesz, czym jest workflow! Wiesz też, jak uciążliwe może być wypełnienie kolejnych zadań, jeśli dostępne narzędzia to papierowe dokumenty, mail i telefon.

Jak ulepszyć workflow?

Skoro wiemy, że to każdy workflow to składowa działania firmy, możemy zająć się ich doskonaleniem i usprawnianiem. Pytanie brzmi – jak to zrobić?

Po pierwsze – uporządkować. Jeśli proces ma działać bez zarzutu, jego zasady muszą być jasne i zrozumiałe dla wszystkich, którzy biorą w nich udział. Jeśli każda osoba, której zadania składają się na workflow, wie, co ma robić i w jaki sposób, cykl jest efektywny. I to chodzi!

Sposób, w jakieś opiszemy workflow, powinien odpowiadać przede wszystkim pracownikom firmy. Jeśli wygodniej będzie im czytać regulamin lub spisany w punktach plan – nie ma problemu. Najczęściej jednak rozpisuje się go w formie grafu. Długie i czasem skomplikowane procedury stają się dzięki temu bardziej czytelne.

Po drugie – unowocześnić. Dzięki współczesnej technologii wiele procesów, które opierały się na papierowych podaniach, wnioskach czy arkuszach Excela, można przeprowadzić za pomocą odpowiednich narzędzi i systemów komputerowych.

I nad tym punktem możemy zastanowić się dłużej.

A może intranet?

Jakie są zalety zdigitalizowania workflow? Na tyle znaczące, że warto rozważyć tę opcję. Przede wszystkim oszczędzamy czas i ograniczamy nakłady pracy. Wszystkich koniecznych czynności można dokonać za pomocą odpowiedniego oprogramowania. Nie trzeba drukować formularzy, szukać przełożonych, zastanawiać się, dokąd zanieść wniosek. Kilka kliknięć i zadanie wykonane.

Przeniesienie workflow do intranetu pozwala też kontrolować jego przebieg. O wiele łatwiej jest zweryfikować skuteczność działań, jeśli w każdej chwili można sprawdzić, na jakim etapie jest sprawa i jakie czynności zostały podjęte. To byłaby miła odmiana po ustalaniu wszystkich kwestii przez telefon czy drogą mailową, prawda?

Jeśli czujesz, że przeniesienie procesów firmowych do intranetu ułatwiłoby Ci pracę, zwróć się do specjalistów. Ich doświadczenie pozwoli w optymalny sposób przenieść workflow do intranetu. Pierwszym krokiem jest niewątpliwie dokładna analiza sposobu działania firmy – wprowadzanie nowych procedur w firmie tylko po to, by móc je wypełniać w intranecie, mija się z celem. Co do zasady workflow w intranecie powinien odzwierciedlać czynności, które rzeczywiście wykonuje się w firmie. Nie chcemy w firmie rewolucji – interesuje nas ewolucja w stronę większej użyteczności.

 

Porozmawiajmy

Twoja wiadomość została wysłana.
Dziękujemy!