Powtarzamy to od dawna i będziemy powtarzać: workflow to element każdej pracy. Może nawet nie zdajemy sobie sprawy z tego, że procesy, którymi zajmujemy się na co dzień, można tak określić. A jednak! Niektórzy wzruszą ramionami, ale dla niektórych uświadomienie sobie tego faktu to punkt wyjścia do rozważań nad tym, jak usprawnić procesy firmowe. A gdyby tak sprawdzić, jak działa workflow w SharePoint?
Zacznijmy jeszcze raz: czym jest workflow? Dokładnie wyjaśnialiśmy ten proces w jednym z naszych wcześniejszych artykułów – Co to jest workflow? Dlatego też dziś tylko ramowo przypomnimy:
Z workflow mamy do czynienia w każdej sytuacji, gdy w miejscu pracy wypełniamy jakieś procedury. Niezależnie od tego, czy są skomplikowane czy nie, czy spisaliśmy je i udostępniliśmy pracownikom, czy może to po prostu zwyczaj, bo w firmie od zawsze właśnie w ten sposób składało się wnioski urlopowe czy przekazywało obowiązki. Jeśli w ramach pracy przesyłamy dalej dokumenty, informacje lub bierzemy udział w jakimś większym procesie – jesteśmy częścią workflow.
Skoro mamy już definicję workflow, możemy zastanowić się, jak go ulepszyć. Nasza odpowiedź jest prosta: ZDIGITALIZOWAĆ, czyli przenieść do intranetu lub do odpowiedniego programu do zarządzania przepływem pracy.
Pierwsza myśl? SharePoint. Rozwiązanie od Microsoftu daje spore możliwości, jeśli chodzi o organizowanie pracy.
W formularzu wystarczy wpisać:
– nazwę zadania (oznaczona czerwonym kolorem),
– zakres czasu, w jakim powinno być zrealizowane (żółty),
– osoba, która jest za nie odpowiedzialna (zielony)
– procentowy postęp prac nad taskiem (fioletowy),
– opis zadania (szary),
– inne zadania, z którymi jest powiązany task (różowy),
– priorytet (pomarańczowy),
– status (niebieski).
Jakie są funkcje workflow w SharePoint?
Workflow w SharePoincie ma pomóc użytkownikowi porządkować pracę, rozdzielać zadania w zespole i sprawdzać, jaki jest status kolejnych.
Platforma jest prosta w obsłudze – możemy w niej przypisać taski współpracownikom, ustalić ich priorytet, termin, w jakim powinny zostać zakończone, zatwierdzić wykonanie, a także sprawdzić, na jakim etapie jest wykonanie zadania.
Jakie korzyści zapenia workflow w SharePoint?
Workflow w SharePoincie znacznie ułatwia pracę zespołową i kompletowanie poszczególnych zadań. Każdy użytkownik wie, w jakich procesach firmowych bierze udział, jakie zadania musi wykonać, kiedy i jak bardzo są one pilne. Łatwiej w ten sposób pilnować terminów i kontrolować, czy wszystkie taski wykonywane są na bieżąco, a także sprawdzać, kto jest odpowiedzialny za jaki odcinek prac firmy. Workflow na platformie SharePoint jest dostępny dla wszystkich pracowników w niego zaangażowanych. Sam proces tworzenia go i przypisywania zadań również jest prosty i intuicyjny.
Kiedy warto skorzystać z dedykowanych rozwiązań workflow w SharePoint?
SharePoint w podstawowej wersji zapewnia przede wszystkim przestrzeń do magazynowania i sortowania plików. Dla wielu firm będzie to zatem wystarczające narzędzie do pracy.
Jeśli jednak w przedsiębiorstwie przeprowadzamy bardziej skomplikowane procesy, warto pomyśleć o dedykowanym rozwiązaniu. SharePoint jest tak elastyczny, że specjaliści z łatwością stworzą aplikację, która będzie dopasowana do potrzeb firmy i ułatwi jej pracę.