Większość naszych klientów ma własne działy IT. To zazwyczaj wystarczy, żeby firma na co dzień funkcjonowała dobrze. Czasem jednak w planach są większe przedsięwzięcia związane z IT – wdrożenie nowszej wersji programów działających w firmie, implementacja intranetu czy wprowadzenie nowych narzędzi.
Wtedy możliwości działu IT mogą nie wystarczyć i żeby uniknąć problemów, najlepiej zwrócić się o pomoc do specjalistów, którym nie jest obce pojęcie workflow czy document management system. Tak właśnie postąpiła Caseis, spółka zależna Credit Agricole.
Caceis to nowoczesna firma. Ceni sobie nowe przydatne rozwiązania, więc idea automatyzacji procesów biznesowych nie jest jej obca. Korzystała z platformy SharePoint jako intranetu, a także z wielu aplikacji do zarządzania dokumentami.
Kiedy mówimy „z wielu”, naprawdę mamy na myśli wiele – pracownicy Caceis używali niemal stu narzędzi! Można powiedzieć, że od przybytku głowa nie boli, ale czy na pewno w tym przypadku?
Tak, zróżnicowane programy wspomagające zarządzanie dokumentami mogą ułatwić pracę. Jednak w sytuacji, kiedy osoby zatrudnione w jednym przedsiębiorstwie używają różnych aplikacji, praca może stać się nieco chaotyczna, a niezbędne do pracy pliki – dostępne tylko dla niektórych osób. To może już stanowić spory problem, a rozwiązanie jest jedno: ujednolicenie narzędzi i stworzenie jednej bazy danych.
Kierownictwo Caceis doszło do podobnego wniosku, a wykonaniem planu zajęło się własnie Vialutions.
Najpierw pomogliśmy klientowi nakreślić kształt i zasady działania DMS-u, czyli systemu służacego do zarządzania dokumentami. Sprawdziliśmy, które funkcje dotychczas używanych przez Caceis aplikacji mogłyby sprawdzić się w nowym narzędziu, stworzyliśmy jego strukturę i ustaliliśmy, kto powinien mieć dostęp do poszczególnych dokumentów.
Później nadszedł czas na najbardziej pracochłonny etap prac – przeniesienie wszystkich dokumentów ze starych aplikacji do SharePointa. To długi i skomplikowany proces, który należało przeprowadzić z najwyższą starannością, tak, by po wdrożeniu DMS-a wszystko działało bez zarzutu.
Właściwe zarządzanie dokumentacją to jedno. Ale warto przy okazji zapewnić pracownikom możliwość przedyskutowania ich treści – najlepiej bezpośrednio w DMS-ie. Zgodnie z potrzebami klienta stworzyliśmy połaczone z DMS-em narzędzie do recenzowania dokumentów. Dzięki niemu użytkownicy mogą udostępniać określonej grupie pracowników dokument, przedyskutować go i nanieść uwagi przed przesłaniem go dalej. Komentarze i uwagi związane z plikiem są widoczne dla grupy, której udostępniono dokument. Uczestnicy grupy mogą łatwo znaleźć każdy z komentarzy i odnieść się do niego.
Co daje takie narzędzie? Przede wszystkim możliwość stworzenia dokumentu, który będzie dopracowany pod każdym względem. Jeśli mogą się na jego temat wypowiedzieć osoby z różnych działów i spacjalizujące się w różnych kwestiach, można uniknąć wielu błędów. Poza tym dyskusja zawsze daje więcej informacji niż powielanie wzorców, które funkcjonują w firmie od lat.
Jak już wspominaliśmy – migracja wszystkich danych do SharePoint i wdrożenie DMS było długim i skomplikowanym procesem. Caceis może poszczycić się dużym zespołem programistów, ale przy przeprowadzaniu migracji konieczny był nadzór specjalistów. Potrzebny był ktoś, kto wyjaśni cały mechnizm migracji i będzie zarządzał kolejnymi czynnościami. Znamy dobrze tę rolę i mogliśmy służyć doświadczeniem zespołowi Caceis.
W tym aspekcie ważna była współpraca z teamem IT Caceis. To oni przez lata zajmowali się tworzeniem i utrzymaniem aplikacji, z których korzystali pracownicy Caceis. Ich znajomość narzędzi Caceis i nasza wiedza na temat zarządzania migracjami dały dobre rezultaty – wszystkie pliki, które przechowywał nasz klient, trafiły do bibliotek SharePointa, gdzie każdy upoważniony pracownik miał do nich łatwy dostęp.
To nie wszystko. Caceis miał w planach otwarcie nowego oddziału we Frankfurcie. Było jasne, że w nowym miejscu będzie potrzebny ten sam system i narzędzia. Zajęliśmy się przygotowaniem infrastruktury IT, administrowaniem nią, a także wdrożyliśmy wszystkie rozwiązania biurowe, których potrzebowali pracownicy nowego biura – platformę SharePoint i aplikacje do zarządzania dokumentami, które stworzyliśmy dla Caceis.
To było wymagające zadanie, ale właśnie tym się zajmujemy: tworzeniem i wdrażaniem takich rozwiązań IT, by nasz klient nie musiał myśleć o technicznych szczegółach. Oddział we Frankfurcie mógł zacząć działalność bez zakłóceń.
Nasza współpraca z Caceis trwała przez dwa lata. W tym czasie sposób pracy naszego klienta ewoluował od wielu pojedynczych aplikacji do całościowego, funkcjonalnego narzędzia, prostego w obsłudze, skutecznego i dostępnego dla wszystkich pracowników.
Dział IT Caceis dba o to, by wdrożone przez nas narzędzia działały prawidłowo. Migracja do document management system przebiegła gładko, sam DMS również funkcjonuje bez zarzutu. Lubimy pracować w tak całościowy sposób.