Taka sytuacja: firma negocjuje warunki współpracy z nowym klientem. W przeszłości zawierano już podobne umowy, ale tym razem potrzebne są pewne modyfikacje we wzorze dokumentu. Dobrze byłoby skonsultować je z zespołem, który zajmował się już zbliżonymi sprawami. Może dział prawny chciałby wyrazić opinię? Najlepiej byłoby usłyszeć jeszcze uwagi kogoś z finansów… Po wielu mailach i rozmowach telefonicznych udaje się ustalić ostateczny kształt dokumentu, ale nie jest to zadowalający kompromis – część osób, które mogłyby wnieść coś w proces tworzenia umowy, nie miała szansy się wypowiedzieć.
Inny przykład: zakup nowych mebli do siedziby firmy okazał się klapą. Biurka nie są funkcjonalne, pracownicy narzekają, że nikt nie zapytał ich o zdanie. Chwilowo nie ma funduszy na nowe wyposażenie. Co zrobić z kupionymi już meblami? Jednym słowem – musi zostać tak, jak jest.
Oba przypadki są dla firmy kłopotliwe. Czy dałoby się ich uniknąć? Oczywiście! Wystarczy porozmawiać.
Łatwo powiedzieć. W dużym przedsiębiorstwie trudno jest zorganizować spotkanie całego działu tak, by każdy pracownik mógł wyrazić swoją opinię, podzielić się wątpliwościami i przedstawić swój pomysł na rozwiązanie problemu – trwałoby to zbyt długo, byłoby skomplikowane do organizacji i niemal uniemożliwiałoby uporządkowanie rozmowy i zebranie wniosków.
Zarząd naszego klienta również zastanawiał się nad tym, jak umożliwić pracownikom efektywne dyskutowanie o kwestiach służbowych. Wymiana doświadczeń i spostrzeżeń nie tylko pozwalałoby rozwiązać wiele problemów szybciej, ale także dawałaby możliwość skorzystania z wypracowanego rozwiązania w przyszłości.
Jak powinno wyglądać narzędzie, które by to umożliwiało? Powinno być dostępne dla pracowników, łatwe w obsłudze, czytelne, a do tego bezpieczne – tak, by dane, które padły w dyskusji, były dostępne jedynie dla wyznaczonych osób. Zgodnie z tymi wytycznymi Vialutions przygotowało rozwiązanie, które umożliwia omawianie spraw służbowych za pomocą intranetu.
eVetting stworzony przez Vialutions bazuje na platformie SharePoint, mają więc do niego dostęp wszyscy, którzy korzystają z firmowego intranetu. Uprawnieni pracownicy mogą rozpoczynać konwersację, przesyłając pytanie, dokument lub zdjęcie do określonej przez siebie grupy użytkowników. Sami wskazują odbiorców wiadomości, dzięki czemu mają pewność, że w rozmowie wezmą udział osoby zaangażowane w omawiane zagadnienie, a przesłany dokument trafi jedynie do tych, którzy mają uprawnienia, by zapoznać się z jego treścią.
Każda z osób, które zostały przypisane do dyskusji, otrzymuje wiadomość mailową i od tego momentu może dodawać komentarze. Istnieje możliwość udostępnienia szkicu pytania innym użytkownikom – mogą je oni edytować i uzupełniać go do momentu opublikowania przez autora.
Konwersacja trwa, dopóki jej uczestnicy nie uznają, że problem poruszony w pytaniu został rozwiązany. Nie zawsze oznacza to jednak, że wnioski zostają niezwłocznie wprowadzone w życie. Jeśli omawiane sprawy dotyczą ważnych kwestii, przełożeni muszą zaakceptować wypracowane rozwiązanie. Ma to miejsce zwłaszcza w przypadku, gdy tematem konwersacji jest finansowanie jakiegoś przedsięwzięcia – wówczas podsumowanie udostępniane jest dyrektorowi finansowemu.
Po zakończeniu dyskusji i sprecyzowaniu wniosków automatycznie generowany jest raport, który przenoszony jest do archiwum. Dzięki temu użytkownicy eVettinga mogą wrócić do zapisu rozmowy w innym terminie. Zarchiwizowane raporty stanowią bazę wiedzy dla pracowników – wiadomo, które rozwiązania się sprawdziły, jakie trudności można napotkać przy realizacji zadania czy po prostu co współpracownicy sądzą o konkretnym pomyśle. W tym sensie eVetting to także forma programu za zarządzania dokumentami!
Korzystanie z doświadczeń i opinii innych pracowników oszczędza czas, pozwala spojrzeć na niektóre zagadnienia świeżym okiem, a pracownikom daje poczucie, że mają wpływ na działania firmy.
Czy to wystarczające profity dla firmy? Jeśli tak – porozmawiajmy!