Sterta papierów tu, sterta papierów tam… Wszyscy mamy na biurku zapiski, notatki i wydruki. Można wzruszyć ramionami i powiedzieć „tak się zawsze pracowało”, a potem z powrotem wyszukiwać informacje analogowo. Można też spróbować zmodernizować system pracy. Tu pojawia się tajemnicze słowo workflow. Chcesz wiedzieć, co znaczy i jak ulepszenie obiegu dokumentów wpłynęło na pracę naszego klienta – Toyoty? Zapraszamy dalej!
Procesy logistyczne w dużych zakładach wymagają zazwyczaj sporej dokumentacji. Żeby utrzymać kontrolę nad przyjmowaniem i wysyłaniem towarów, należy stale kontrolować i uzupełniać stany magazynowe, przygotowywać i wypełniać odpowiednie formularze, sprawdzać ich treść… To sporo zadań. A przecież są firmy, które codziennie wysyłają w świat mnóstwo paczek.
Jak można się domyślić, w fabryce Toyoty panuje pod tym względem spory ruch. Pomińmy aspekt logistyczny, z którym nasz klient radzi sobie świetnie, przeanalizujmy natomiast, jak były tworzone listy przewozowe.
Przede wszystkim ręcznie. Pracownicy odpowiedzialni za wystawianie tych dokumentów zbierali z magazynów konieczne informacje, takie jak waga ładunku, liczba dokumentów, ich wadze i rodzaju, w formie kartek papieru. Następnie każdą daną wprowadzali do formularza i gotowe pismo wręczali kierowcom. Absorbujące? Zdecydowanie. A pamiętajmy, że takich listów powstają miesięcznie setki, jeśli nie tysiące. Dodajmy do tego mnóstwo papieru (informacje z doków były przekazywane na osobnych karteczkach) i mało precyzyjne nazwy wysyłanych towarów. Taki sposób działa, ale jest żmudny i pracochłonny.
Zarząd fabryki wie, że można pracować inaczej, w końcu to dla Toyoty stworzyliśmy elektroniczną wersję Kaizena i IHPL – system monitorowania przewozu części na terenie fabryki. Dlatego też zlecili Vialutions zmodernizowanie systemu.
Od czego zaczęliśmy? Jak zwykle od dokładnego poznania sytuacji. Z naszych rozmów z Toyotą wynikało, że nowy system powinien:
Ciężarówki wożące części z fabryki poruszają się zazwyczaj na stałych trasach i zawożą towar do tych samych odbiorców. Uznaliśmy więc, że żeby ułatwić pracownikom Toyoty wystawianie listów przewozowych jeszcze bardziej, stworzymy w systemie elementy, z których – jak z klocków – można układać każdą trasę. Dzięki temu konkretny kurs wystarczy zapisać raz. Każdy odbiorca ma już w systemie przypisane dane, a także towary, jakie zazwyczaj do niego trafiają.
Kierowca jednej ciężarówek stale jeździ do tych samych odbiorców? Jego trasa jest wpisana w system i wystarczą niewielkie modyfikacje w zakresie rodzaju i ilości towaru, żeby wygenerować listy przewozowe w trzech wymaganych kopiach. Pojawił się nowy odbiorca? Nic trudnego – dodanie kolejnego segmentu z danymi zajmuje chwilkę. Brzmi szybko i łatwo? Bo takie jest! To właśnie zoptymalizowany workflow.
Coś jeszcze? Oczywiście – słowniki. List przewozowy to dokument, który kierowca tira po prostu musi mieć przy sobie w razie kontroli pojazdu. Informacje, które się w nim umieszcza, przydają się również w dokumentowaniu przewozów. Dlatego dobrze, gdy używa się w nich jednolitego nazewnictwa i umieszcza stałe informacje. Tu właśnie przydają się słowniki, czyli nasze klocki, z których budujemy każdy przejazd. Każdy odbiorca, produkt, magazyn i trasa mają przypisane informacje. Takie gotowe elementy nie tylko pozwalają szybko stworzyć dokument, ale też przede wszystkim umożliwiają zawarcie w nim koniecznych danych, wyczerpująco i według wzoru.
No i archiwizacja. Sprawny obieg dokumentów to jedno, ale warto mieć swoje archiwum firmowe. Dzięki naszemu systemowi informacje dotyczące przejazdów i wysyłki poszczególnych przedmiotów są dostępne, posegregowane i umieszczone w bibliotece. Można je łatwo znaleźć, przejrzeć i przeanalizować. To krok dalej niż Excel, w którym były umieszczone poprzednio.
Jak poprawić obieg dokumentów w firmie? W jaki sposób ujednolicić firmowe dokumenty? Czy można usprawnić workflow? Właśnie tak – dobrze skonstruowane rozwiązanie dla firm i z systemu, który działał wolno i zabierał dużo czasu, mamy dobrze zorganizowaną bazę danych i dobry system do tworzenia listów przewozowych. A czy Twoja firma jest gotowa na takie zmiany?