Digitalizacja procesów

POROZMAWIAJMY

Z czym to się je? 

Sytuacja związana z pandemią zmusiła większość z nas do przeniesienia swojej działalności online. Przekonaliśmy się, że wiele firm nie jest w stanie sprawnie funkcjonować bez wykorzystania technologii, o których tak często słyszymy. Dlatego też firmy coraz częściej decydują się na zmianę sposobu prowadzenia działalności operacyjnej.

digitalizacja procesów Digitalizacja procesów w polskich przedsiębiorstwach nabiera tempa. Nas, jako firmę specjalizującą się w tworzeniu dedykowanego oprogramowania, cieszy fakt, że zmiany na rynku dążą w stronę cyfryzacji. 

Od wielu lat pomagamy naszym klientom wykorzystać potencjał rozwiązań technologicznych, tak by ich firmy stały się bardziej efektywne pod kątem wydajności i zarządzania poszczególnymi działami w firmie. Dostarczając odpowiednio dobrane oprogramowanie usprawniamy funkcjonowanie działów administracji i księgowości, HR czy produkcji. 

Od czego zacząć? 

Kluczem do sukcesu jest odpowiednia organizacja pracy, jednak nie możemy zapominać o narzędziach, które pozwalają nam zwiększyć efektywność wykonywanych działań. By ułatwić zarządzanie wewnętrznymi procesami, wiele firm decyduje się na wdrożenie systemów, które umożliwiają osiągnięcie tego celu. dialog

Najczęściej pojawiającymi się potrzebami ze strony firm, z którymi rozmawiamy, są: 

  • Brak przejrzystego systemu do monitorowania czasu pracy oraz zrealizowanych zadań przez pracownika. Jest to szczególnie ważne w firmach, które świadczą usługi i rozliczają się w oparciu o godzinową stawkę pracę. System pozwalający mierzyć czas spędzony nad danym zadaniem jest świetnym narzędziem analizy produktywności.
  • Chaos w administracji i problemy z organizacją zadań operacyjnych, m.in. niedopasowana ścieżka obiegu dokumentów. Efektem jest wydłużenie czasu akceptacji dokumentu przez osobę decyzyjną oraz opóźnienia w księgowaniu i opłacaniu faktur. Uporządkowany obieg dokumentów ułatwia dostęp wybranym pracownikom do kluczowych informacji o firmie (łatwiejsza weryfikacja dokumentów, kontrola projektów, cashflow). 
  • Problemy komunikacyjne pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu, wynikające z braku odpowiedniego narzędzia ułatwiającego kolaborację. Często prowadzą do narastających wątpliwości co do treści dokumentów przy danym projekcie. Wtedy pojawiają się utrudnienia, żeby efektywnie wykonać danie zadania, a pracownicy nie raportują problemów i pomysłów usprawnień.
  • Brak odpowiedniej informacji o zasobach na etapie planowania prac projektowych. Bez tych danych jest bardzo ciężko określić dostępne zasoby do włączenia do projektu w odpowiednim czasie, zaplanować jego przebieg oraz umożliwić znalezienie najlepszego terminu rozpoczęcia prac.
  • Brak systemu wykorzystywanego do udoskonalania pracy w firmie, co prowadzi do zahamowania ciągłego wzrostu organizacji. Zgodnie z podejściem Kaizen, każdy pracownik, bez względu na obejmowane stanowisko, może zaproponować swoje pomysły ulepszeń w firmie. Dzięki temu firma zwiększa swoje oszczędności i wzmacniana jest kultura ciągłego doskonalenia. 

Dlaczego warto przejść z Excela na rzecz innych rozwiązań? 

Z pewnością większość, jak nie wszystkie, z wcześniej wymienionych przypadków da się rozwiązać wykorzystując pliki Excela. Na pierwszy rzut oka wydaje się to być idealnym rozwiązaniem, prawda?

Excel jest dostępny na prawie każdym komputerze i większość z pracowników potrafi się nim posługiwać. Mówiąc o czytelnej prezentacji danych, pierwsze co przychodzi nam na myśl to tabelka excel z Excela. Jednak patrząc na sprawę z punktu obsługi danego procesu, sytuacja się nieco komplikuje. Jest to zrozumiałe, kiedy kilka razy nadpisujemy zmiany w danym dokumencie i wysyłamy jego różne kopie, nazywając je podobnie. Jeszcze większy chaos tworzy się, kiedy w procesie uczestniczy kilka osób i prawie każdy kończy z różną wersją tego samego arkuszu.

Wszyscy wiemy jak ciężko jest zmienić narzędzia, do których jesteśmy przywiązani, nawet jeśli nie zawsze są efektywne. Jednak należy pamiętać, że funkcje, z których najczęściej korzystamy można przenieść do narzędzia, które będzie zbudowane pod nasze potrzeby i wymagania.

W takiej sytuacji można zdecydować się na zakup gotowego rozwiązania lub stworzenie dedykowanego oprogramowania. Każda z tych opcji ma swoje zalety i wady. W obu przypadkach powinniśmy się liczyć z możliwym oporem użytkowników przed wprowadzaniem nowego rozwiązania. Bazując na feedbacku od naszych klientów, sugerujemy stopniowe wdrażanie zmian.  

Zasada małych kroków

digitalizacja W wielkim skrócie, chodzi nam o podzielenie zadania na pozornie niewielkie kroki. Zazwyczaj duża zmiana kojarzy nam się z czymś mało realnym i ciężkim do osiągnięcia. Często blokuje nas strach przed porażką i konieczność poniesienia wysokich kosztów. Jesteśmy przyzwyczajeni do obecnej sytuacji i nie robimy nic, żeby ulepszyć naszą pozycję. Sprawa wygląda nieco inaczej, jeśli mamy przed sobą perspektywę małej, z pozoru nieistotnej zmiany. 

Podobnie jest z narzędziami, które wykorzystujemy w swojej pracy. Na myśl o zmianie używanego oprogramowania zapala nam się czerwona lampka. Mimo, że nie jesteśmy do końca usatysfakcjonowani z użytkowania danego programu, nie chcemy go zmieniać, bo boimy się, że musimy poświęcić czas na przyswojenie nowych funkcji. Dlatego tak ważne jest stopniowe przejście na nowe rozwiązanie. Zależy nam na tym, żeby nie zakłócać pracy naszych klientów i w płynny sposób wdrażamy zbudowaną aplikację:

  • Skupiamy się na maksymalnym wykorzystaniu najważniejszych funkcjonalności obecnego programu. Po rozpoznaniu potrzeb tworzymy projekt docelowego rozwiązania.
  • Pracując na obecnym systemie, niezależnie testujemy zaproponowane rozwiązanie pod kątem oczekiwań co do samego produktu i procesów, które mają być objęte nową aplikacją.
  • Stopniowo przenosimy dane. 
  • Opracowujemy i zamykamy część administracyjną.
  • Jeśli jest taka potrzeba, rozszerzamy rozwiązanie o dodatkowe moduły.  

Dzięki tej metodzie łatwiejsza jest weryfikacja zaproponowanych przez nas pomysłów i zastosowanych rozwiązań. Również, ze względu na rozłożony w czasie proces wdrażania, firmy decydują się na zastąpienie dotychczasowych rozwiązań nowymi. 

Porozmawiajmy

Twoja wiadomość została wysłana.
Dziękujemy!