Intranet dla firm

POROZMAWIAJMY

Każda firma potrzebuje wspólnego miejsca. Może to być kuchnia, jakaś część openspace, może balkon… a może właśnie intranet. W tym kontekście intranet to świetne narzędzie do integrowania pracowników i komunikacji wewnątrzfirmowej, ale to nie jedyne funkcje platformy. Dlaczego warto zainwestować w intranet? I w ogóle – co to jest intranet?

Najprościej można go zdefiniować jako platformę przypominającą nieco witrynę internetową. Może wyglądać rozmaicie, zarówno jeśli chodzi o układ, zawartość, jak i interfejs, ale jego przeznaczenie jest raczej stałe – ułatwiać komunikację, stwarzać możliwość przechowywania, dzielenia i katalogowania plików, tak by stanowiły wygodną w obsłudze bibliotekę, ale i miejsce pracy.

Komunikacja w intranecie

Zacznijmy od najbardziej podstawowej funkcji intranetu – komunikacji. W niewielu firmach używa się wciąż tablic ogłoszeń czy gazetek, mailingi czy komunikacja przez chaty bywa problematyczna… jakie opcje nam pozostają?

Intranet! Witryna, którą codziennie odwiedzają wszyscy zatrudnieni – czy jest lepsze miejsce do zamieszczania najnowszych informacji na temat firmy i wymiany informacji między pracownikami?

Zakładka z newsami, ważnymi informacjami czy zdjęciami z firmowych eventów to ważna sprawa, ale przecież intranet to sposób na ułatwienie wspólnej pracy nad projektami.

Rozważmy to na przykładzie. Spore przedsiębiorstwo rozsiane jest między kilkoma budynkami czy wręcz miastami. Działy ze sobą współpracują, przesyłają sobie dokumenty i ich aktualizacje, trwa wymiana maili i telefonów. Kto nigdy nie zgubił w gąszczu „dokument wersja pierwsza”, „wersja druga”. „wersja druga uaktualniona”, „wersja ostateczna!!!!!”, ręka do góry! Nikt? Tak myśleliśmy. Nic dziwnego – to trudne. Czy nie łatwiej jest umieścić w intranecie dokument, który może być edytowany przez cały zespół lub wyznaczone osoby? Wszystkie zmiany widoczne są w dokumencie od razu, widać, kto i kiedy je wprowadził, łatwo można zmienić go zgodnie z ustaleniami. Pełna kontrola nad plikami firmowymi, jasny, personalizowany układ – tak to powinno wyglądać, prawda?

Baza wiedzy w firmie

Tak, intranet pozwala wspólnie pracować nad dokumentami. Ale przede wszystkim to baza plików, która może być uzupełniana na bieżąco. Jak może to wyglądać?

Zespół intensywnie pracuje nad projektem. Zaczyna się od wytycznych od klientów – plik Word – i pakiet wizualizacji – PDF-y. Potem wstępna koncepcja – znowu PDF, rozliczenie czasu pracy – Excel, kolejne raporty, projekty interfejsu… mnóstwo plików. Jak to uporządkować? W którym miejscu na dysku to umieścić? Najlepszy byłby folder dostępny dla wszystkich, taki, w którym dane będą bezpieczne, najlepiej w chmurze, a gdyby jeszcze udało się ułożyć w sposób, w jaki zespołowi najbardziej odpowiada…

Wszystkie te warunki spełnia – niespodzianka! – intranet. Przy odpowiedniej nawigacji i spersonalizowanym układzie list i bibliotek korzystanie z danych jest proste i intuicyjne.

Integracja pracowników a intranet

Integracja pracowników to zawsze skomplikowana sprawa. Jeśli doda się do tego jeszcze intranet, może brzmieć to wręcz nierealnie, ale… działa.
Intranet to nie tylko miejsce, w którym można pracować. Jeśli damy pracownikom przestrzeń, w której swobodnie będą mogli podyskutować na tematy niezwiązane z pracą, na pewno chętniej będą zaglądać na platformę. Może grupy dyskusyjne albo zdjęcia ze wspólnych wyjazdów?

Wiele możliwości daje pod tym względem SharePoint – dodatki do platformy mogą być dobrym rozwiązaniem. Jakiego typu dodatki? Choćby vGoal – aplikacja do piłkarskich zakładów towarzyskich. Z naszych doświadczeń wynika, że to działa: okres mistrzostw świata lub Europy w piłce nożnej to czas gorączkowych rozmów i porównywania przewidywanych wyników meczów. Czemu nie udostępnić pracownikom dodatkowego narzędzia w tym zakresie? Więcej o vGoalu możesz przeczytać tutaj.

Po co firmie intranet?

Gdyby zebrać i porównać wszystkie wymienione funkcje intranetu, okazałoby się się, że najważniejsza jest przede wszystkim komunikacja. To dzięki niej współpraca między pracownikami przynosi efekty, a zespół jest naprawdę zintegrowany. I to właśnie zapewnia właściwie skonfigurowany intranet!

Porozmawiajmy

Twoja wiadomość została wysłana.
Dziękujemy!