Nie każdy lubi zajmowanie się dokumentami. Oczywiście, na pewno znajdziemy pasjonatów segregatorów, skoroszytów i segregowania faktur według daty wpływu, ale wiele osób wzdryga się na myśl o „papierkowej robocie”. Cóż – wiemy, że nie da się jej uniknąć. Zarówno dokumenty wewnętrzne, jak i przychodzące muszą być odpowiednio zarządzane, inaczej grozi nam chaos. Co z tym zrobić? Jak zarządzać dokumentami w firmie? Jak usprawnić workflow faktur? Spokojnie – mamy odpowiedź!
Tak, wiemy – brzmi groźnie. Ale tak naprawdę te trzy słowa – przejrzystość, uporządkowanie i automatyzacja – doskonale opisują dobry obieg dokumentów w firmie. Jeśli dokładnie wiemy, do kogo trafia konkretna faktura czy wniosek urlopowy, łatwiej i szybciej go dostarczymy. Jeśli wiemy, że rachunki z marca 2018 znajdują się w tej konkretnej szafce w czerwonym segregatorze, znalezienie tego, którego akurat potrzebujemy, pójdzie nam o wiele szybciej i sprawniej wykonamy swoje zadania. Automatyzacja obiegu dokumentów spaja dwie pozostałe części – bo możemy przecież przekierować do właściwej osoby lub znaleźć właściwy dokument, nie wychodząc zza biurka.
Jak to? Tu z pomocą przychodzi program do zarządzania dokumentami! Coraz więcej firm decyduje się na takie rozwiązanie. Spójrzcie, jak wyglądało to u naszego klienta. Stworzyliśmy dla niego program do zarządzania fakturami, INAPS, oparty na rozwiązaniach SharePoint:
Faktury trafiają do programu z poziomu skrzynki mailowej (można wrzucić je do aplikacji bezpośrednio z maila) lub skanera. Zastosowaliśmy w tym celu technologię OCR. Odczytuje ona treści z dokumentów w formacie PDF lub ze zdjęć. Dzięki temu, niezależnie od tego, jakie rozszerzenie ma plik trafiający do systemu, program od razu kieruje go do właściwego folderu.
Pracownicy, którzy zajmują się konkretnymi klientami, mogą od tej chwili zarządzać dokumentem tak, by jak najszybciej został zrealizowany – może go opisać, skomentować, przesłać przełożonym. Łatwe jest także skontrolowanie drogi, jaką faktura przebyła w firmie. Kto się nią zajmować? Jakie działania podejmował? Czy faktura została opłacona? Wszystko można sprawdzić w systemie.
Program wspierający obieg faktur w firmie powinien być przede wszystkim przejrzysty, prosty w obsłudze i dostępny dla wszystkich zaangażowanych pracowników.
Elektroniczny obieg faktur powinien przede wszystkim usprawniać procesy firmowe związane z obrotem dokumentami w firmie. Jeśli jakaś procedura sprawdza w firmie, lepiej jest odtworzyć ją w wersji elektronicznej w intranecie lub w specjalnym programie. Jeśli jednak wiemy, że należy coś poprawić w obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, wprowadzenie rozwiązania elektronicznego to dobra okazja, żeby go poprawić.
Czym charakteryzuje się dobry obieg faktur w firmie?
Obieg faktur w firmie powinien być przede wszystkim szybki, tak, żeby okres między zarejestrowaniem faktury a uiszczeniem zapłaty był jak najkrótszy. Oprócz tego ważne jest, by wszyscy zaangażowani pracownicy wiedzieli, kto powinien akceptować poszczególne dokumenty, jak je opisać i archiwizować – zasady rządzące całym procesem powinny więc być jasno określone i udostępnione pracownikom.
Jak zautomatyzować obieg faktur w firmie?
Pierwszym krokiem do zautomatyzowania obiegu faktur jest przejrzenie i zrewidowanie procesów działających w firmie. To dobra okazja do tego, żeby sprawdzić, które procedury naprawdę się sprawdzają, a które możemy uprościć lub w ogóle z nich zrezygnować.
Następnie należy przenieść je do intranetu lub specjalnego programu, uwzględniając specyfikę przedsiębiorstwa. Na rynku istnieje wiele gotowych aplikacji wspierających obrót dokumentami, takich jak SharePoint. Możliwe jest jednak stworzenie spersonalizowanego programu, uwzględniającego wszystkie potrzeby firmy – na przykład specjalny system akceptowania faktur przez przełożonych lub dodatkowe zabezpieczenia.
Czy Sharepoint to dobra platforma do usprawnienia workflow faktur w firmie?
MS SharePoint to wielofunkcyjna, elastyczna platforma, dzięki której możemy porządkować i magazynować pliki oraz zarządzać nimi w sposób, który będzie wygodny dla wszystkich osób zaangażowanych w ten proces.
Dzięki bibliotekom i listom faktury można sortować tematycznie: platforma umożliwia przypisywanie dokumentów do poszczególnych klientów lub projektów. SharePoint pozwala też przyporządkować użytkownikom zadanie przez tworzenie workflow. Działanie platformy można rozszerzyć za pomocą aplikacji i dodatków, dlatego może wspomóc działanie zarówno prostych, jak i rozbudowanych workflow.