Blog

POROZMAWIAJMY
Kot na konferencji, czyli jak zorganizować pracę w firmie w czasie izolacji?

Kot na konferencji, czyli jak zorganizować pracę w firmie w czasie izolacji?

26/03/2020

Długotrwała praca z domu to coś, co dopadło znienacka nas i pewnie wiele innych firm. Niezwykłe sytuacje wymagają kreatywności, ale dla nas praca na odległość to żadna nowość. Chcecie poznać nasze sposoby na to, by praca szła gładko? Zapraszamy na mały przegląd.

Atmosfera? Da się!

Zanim zaczniemy mówić o tym, jak ważny jest regularny kontakt mailowy i opracowanie procedur współpracy, zastanówmy się nad czymś innym. Izolacja to nowa sytuacja dla wielu z nas, dlatego warto zadbać o zachowanie więzi w firmie. Jak? Komunikacja! Rozmowy na chatach czy przez telefon nie tylko na tematy pracowee-kawy czy dzielenie się zdjęciami z home office – to wszystko wdrażamy i daje nam to poczucie wspólnoty.

Narzędzia do pracy z domu

Izolacja i home office dla całej firmy to dobra sytuacja, że by zastanowić się, czego właściwie potrzebujemy, żeby utrzymać ciągłość pracy w firmie. Najczęstsze odpowiedzi to:

  • Narzędzia do komunikowania się,
  • Miejsca, w którym będziemy mogli umieścić dokumenty lub inne pliki, potrzebne do pracy,
  • Programu do monitorowania czasu pracy.

Wszystko to powinno być proste w obsłudze, intuicyjne i przede wszystkim łatwo dostępne – w końcu staramy się odtworzyć sytuację, w której siedzimy biurko w biurko, w każdej chwili możemy o coś zapytać kolegę czy koleżankę czy opowiedzieć o swoich problemach czy sukcesach na firmowym spotkaniu. Jeśli nasza firma nie przygotowywała się na epidemię od dawna i nie zainstalowaliśmy tego typu programów odpowiednio wcześniej, warto poszukać czegoś, co będzie funkcjonalne i proste w obsłudze zarówno dla użytkowników, jak i dla implementujących je w firmowym systemie administratorów IT.

Microsof Teams – komunikacja przede wszystkim

Ile firm, tyle komunikatorów. Skype, Spark, Slack – na pewno sprawdzały się w sytuacji, gdy trzeba było szybko porozumieć się między zespołami lub napisać, że do biura przyszedł Pan Kanapka. W sytaucji, gdy członkowie teamu pracują z różnych miejsc, potrzebne jest narzędzie, które można określić jako całościowe. Według nas (a także większości polskich uczelni i instytucji) najwięcej funkcji przy najprostszym sposobie korzystania zawiera właśnie Teams – komunikator od Microsoftu.

Co daje nam Microsoft Teams:

  • Komunikator – to chyba najprostsze i najbardziej bazowe zastosowanie. Zasad nie trzeba nikomu tłumaczyć – lista kontaktów, okienko dialogowe i możliwość szybkiego skontaktowania się z każdym z członków zespołu,
  • Narzędzie do konferencji – „Timsy” pozwalają łatwo zorganizować konferencję zarówno tylko wideo, jak i audio (a to, jak wiadomo, jest dla wielu osób wygodniejsze w przypadku pracy z domu… komu zdarzyło się pracować w piżamie, głaszcząc psa lub kota, ręka do góry!). Kilkoma kliknięciami można zorganizować firmowe spotkanie lub zaprosić do rozmowy klientów czy kontrahentów,
  • Narzędzie do organizowania spotkań i zajęć w zespołach – tak, konferencja to jedno, ale  Microsoft Teams daje też możliwości organizowania się w mniejszych grupach. Regularne spotkania zespołu projektowego? A może zdalne lekcje angielskiego? Stałe teamy zdefiniowane w aplikacji pomagają zachować regularność w pracy i ułatwiają organizowanie konferencji.

SharePoint – wszystko pod ręką

Wiemy, jak się skomunikować w zespole, jak zorganizować konferencje, jak udostępnić ekran… A skąd wziąć materiały, potrzebne do pracy? Najlepiej z miejsca, do którego trafiają najbardziej aktualne wersje dokumentów i innych niezbędnych plików, uporządkowane według jasnych kryteriów. Jednym słowem – z intranetu!

Intranet to temat-rzeka. Jak go dopasować do potrzeb firmy, jakie funkcje powinien posiadać, czy i jak go personalizować – takie pytania oczywiście są ważne, ale w obecnej sytuacji najważniejsze jest jednak solidne repozytorium wiedzy firmowej.

SharePointa używamy od zawsze i możemy powiedzieć – to jest to. Praca z domu utrudnia kontakt z kolegami i koleżankami, dlatego zasoby firmowe w intranecie powinny być jak najlepiej zorganizowane, tak, by każdy, kto ma dostęp do firmowego intranetu, mógł je łatwo zidentyfikować i znaleźć to, czego potrzebuje.

vWork – jak monitorować czas pracy podczas home office?

Dopiero konieczność zorganizowania pracy z domu pokazuje, jak trudno niekiedy prowadzić ewidencję czasu pracy. To zadanie dla managerów i team leaderów, ale w takiej sytuacji potrzebują oni szczególnej pomocy. A skoro i tak wszyscy pracujemy zdalnie, wypróbujmy zdalne rozwiązania.

vWork to nasze autorskie rozwiązanie i sprawdza się u nas naprawdę dobrze. To dodatek do SharePointa, dzięki któremu łatwo można raportować przepracowane godziny. Dla pracowników – bo dokładnie widać, ile czasu przepracował w poszczególnych projektach, a dla liderów – bo widać postępy w pracy i o wiele łatwiej dokonywać rozliczeń.

Tyle narzędzia. O dobrym nastawieniu już wspominaliśmy… chyba mamy już wszystko, żeby efektywnie, ale i całkiem przyjemnie z domu. To co, może daily? Nawet z miauczącym kotem w tle 😊

Porozmawiajmy

Twoja wiadomość została wysłana.
Dziękujemy!