Każdy, kto prowadził kiedykolwiek firmę, wie, że wiąże się to z mentalnym przebywaniem w dwóch rzeczywistościach – w teraźniejszości i przyszłości. Załatwianie bieżących spraw, dopinanie umów i pilnowanie terminów, a jednocześnie zastanawianie się nad strategiami na przyszłość, usprawnieniami i tym, jak najlepiej dopasować działania firmy do zmieniającego się rynku. Trudne? Niestety konieczne. O ile jednak w teraźniejszości możemy korzystać z pewnej ograniczonej puli narzędzi, o tyle przyszłość może przynieść nam ciekawe rozwiązania. To właśnie cyfrowa transformacja!
Możemy zacząć od stwierdzenia, że cyfrowa transformacja to najważniejszy trend we współczesnej gospodarce i nauce, że jest przedmiotem badań uniwersytetów i organów Unii Europejskiej. Łatwiej i bardziej obrazowo będzie powiedzieć, że to po prostu coś, co już się dzieje i wprowadza nas w przyszłość.
Ale zacznijmy od konkretów. Pierwsze skojarzenie, jakie przychodzi nam do głowy, kiedy myślimy o cyfrowej transformacji, to najnowsze rozwiązania technologiczne w firmie. Rozwiązania IT służące do usprawnienia pracy oczywiście są pomocne, ale wprowadzanie ich doraźnie, tam, gdzie akurat potrzeba wsparcia to jeszcze nie cyfrowa transformacja.
Owszem, narzędzie wspomagające obieg faktur albo system monitorujący czas pracy to dobry pomysł, jeśli widzimy, że mogłoby to pomóc wykonywać nasze zadania lepiej. Digital transformation to jednak całościowa zmiana w organizacji firmy taki sposób, żeby połączyć procesy biznesowe z najnowszymi technologiami. Zaplanowane i kompleksowe wprowadzanie nowoczesnych rozwiązań wpływa na styl pracy, dopasowuje ją do nowych czasów.
Przykład? Najprostszy i wszystkim znany – chmura. To dobry sposób na przechowywanie informacji firmowych i wiele firm właśnie od tego zaczyna cyfrową transformację. Ale taki sposób magazynowania danych wpływa na szereg firmowych kwestii. Mogą to być procedury (na przykład związane z bezpieczeństwem), może po prostu sprawniejsza praca lub inny model komunikacji, a może wprowadzanie kolejnych rozwiązań, które są komplementarne do chmury i unowocześniają pracę.
Kwestią nie jest tutaj „czy” – bardziej „kiedy” lub „jak”. Od lat dostarczamy firmom różnych branż nowoczesnych narzędzi do zarządzania przedsiębiorstwem lub produkcją i widzimy, jak jedna mała zmiana pociąga za sobą kolejne – a jeśli już raz spróbuje się pracować w prostszy sposób dzięki cyfrowym narzędziom, trudno wrócić do arkuszy Excela i papierowych formularzy.
Ważnym punktem jest w tym wszystkim jednak planowanie. Jak wspominaliśmy – wprowadzanie cyfrowych rozwiązań niezwiązanych i niewspółdziałających ze sobą ni jest rozwiązaniem. Początkiem cyfrowej transformacji w firmie powinno być przede wszystkim dokładne przemyślenie, jak tak naprawdę działają procesy biznesowe w naszej firmie i jak można by je ulepszyć. Dobranie i stworzenie odpowiednich narzędzi może wydawać się w tym kontekście trudne, ale zatrzymajmy się tu – to Ty wiesz najlepiej, jak działa Twoja firma. Jeśli przedstawisz fachowcom sposób pracy, pozyskiwania klientów, obiegu faktur – cokolwiek, co chciałbyś ucyfryzować, na pewno znajdą oni sposób, żeby dokonać digitalizacji procesów biznesowych.
Cyfrowa transformacja powoli staje się codziennością i żeby działać na rynku, każda firma będzie ją musiała prędzej czy później wdrożyć. Najlepiej byłoby zrobić to tak, żeby później nie łatać nieprzemyślanych programów i nie dokładać sobie kosztów przy przerabianiu cyfrowych narzędzi – tu przydaje się consulting, którym również się zajmujemy. Spójrzmy na procesy w Twojej firmie i zastanówmy się razem, jakie rozwiązania będą dla niej najlepsze 😊
Kiedy firma powinna przejść cyfrową transformację?
W niedalekiej przyszłości każda firma przejdzie cyfrową transformację, dlatego warto przygotować się do tego i przeprowadzić ten proces jak najszybciej. Dobrym momentem będzie większa migracja danych lub zmiany w procedurach.
Z czym wiąże się cyfrowa transformacja?
Cyfrowa transformacja to całościowy proces, podczas którego przenosimy firmowe procesy do intranetu lub specjalnego programu. Na pewno wiąże się to z pewnymi zmianami w procesach firmowych: może to być ograniczenie liczby dokumentów, uproszczenie ich obiegu, zdigitalizowanie archiwum. Celem cyfrowej transformacji jest jednak uproszczenie pracy i dostosowanie jej do realiów współczesnego rynku, dlatego jej skutki na pewno nie będą uciążliwe.
Jak uniknąć błędów podczas cyfrowej transformacji?
Przede wszystkim warto zweryfikować wszystkie procesy, które chcemy przenieść do formy cyfrowej i znaleźć powiązania między nimi. Najlepiej od razu przygotować plan zdigitalizowania kilku z nich, tak, by działania były całościowe i działały właściwie.