Blog

POROZMAWIAJMY
Etapy projektowania i wdrożenia intranetu w firmie

Etapy projektowania i wdrożenia intranetu w firmie

14/10/2020

Decyzja zapadła – rozpoczynamy wdrażanie intranetu w firmie! To świetnie – o zaletach tego rozwiązania pisaliśmy już na naszym blogu wiele razy. Czy jednak wiesz, jak się do tego zabrać? Żeby intranet najlepiej spełniał potrzeby firmy i rzeczywiście ułatwiał funkcjonowanie firmy, należy dobrze zaplanować zarówno jego projektowanie, jak i wprowadzanie. Jak dobrze ustalić etapy wdrażania intranetu i przeprowadzić cały projekt?

Na jakie pytania należy odpowiedzieć, aby dobrze zaprojektować intranet?

Proces wdrażania intranetu należy rozpocząć od zadania sobie kilku pytań – tak łatwiej sprecyzujemy cele i ustalimy, jakie cechy powinien mieć intranet w firmie. To nie tylko forma projektowania – w tworzeniu wspólnego miejsca w sieci mogą pomóc wywiady pogłębione – dłuższe rozmowy z pracownikami, nie tylko tymi wieloletnimi, ale także z tymi z krótkim stażem. Jakie pytania należy zadawać, żeby właściwie zaprojektować intranet?

Kto będzie korzystał z firmowego intranetu?

To pierwsza kwestia, którą musimy sprecyzować – od rodzaju użytkowników zależy to, jak wygląda intranet firmowy, jaki jest jego układ i co będzie jego zawartością.

Jak ustawić dostępy w firmowym intranecie?

Dostępy to temat, który bezpośrednio wiąże się z bezpieczeństwem danych. Zależy w dużej mierze od tego, jakie dane zamierzamy przechowywać w intranecie. Jeśli ma to być jedynie miejsce, w którym umożliwiamy dzielenie się informacjami z życia firmy, umieszczamy dokumenty i relacje z firmowych imprez, nic nie stoi na przeszkodzie, by dostęp do wszystkich treści miały wszystkie osoby zatrudnione w firmie.

Inaczej jest, gdy intranet to swoiste archiwum – znajduje się w nim dokumentacja projektów lub inne pliki, do których dostęp powinni mieć jedynie niektórzy pracownicy. Wówczas szczególnie ważne jest zabezpieczenie niektórych treści przed osobami nieupoważnionymi – tu przydatna będzie pomoc dewelopera specjalizującego się w projektowaniu intranetu.

Zdecydować się na gotowe rozwiązania intranetowe czy spersonalizowaną platformę?

To pytanie, od którego zarząd firmy zaczyna często prace nad wdrożeniem platformy intranetowej. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że powinno ono paść znacznie później – dopiero kiedy dowiemy się, w jaki sposób pracownicy będą korzystać z intranetu i co właściwie w nim umieścimy. Jeśli firma nie ma większych potrzeb, być może wystarczy nam najprostsza wersja popularnych i sprawdzonych platform tak jak często wybierany MS SharePoint.

O jego możliwościach pisaliśmy już na naszym blogu i zapewniamy – to dobre narzędzie o wielu funkcjach, a do tego elastyczne na tyle, że doświadczeni deweloperzy mogą z łatwością dostosować je do potrzeb firmy. Jeśli jednak wiemy, że intranet będzie spełniał dodatkowe funkcje lub musi być lepiej chroniony, lepiej zlecić odpowiedniej firmie stworzenie customowego rozwiązania.

Rozpoznaj potrzeby użytkowników intranetu

Odpowiedzi na powyższe pytania pozwolą dowiedzieć sięczego pracownicy oczekują po intranecie i przewidzieć, jak będą z niego korzystać. Jak pokazaliśmy już wcześniej – podstawą jest tu sprecyzowanie celu wdrożenia intranetu. Dowiemy się, czy potrzebują archiwum, platformy do komunikacji, czy może obu tych wersji. Taka wiedza pozwoli zaprojektować intranet tak, by stanowił przydatne narzędzie.

Analiza sposobu korzystania z intranetu

Ten punkt często jest pomijany, jeśli chodzi o etapy wdrażania intranetu. To ewaluacja, którą powinniśmy wykonać po kilku miesiącach od wprowadzenia platformy do firmy. To okres, po którym wszyscy pracownicy powinni zorientować się, czy obecna forma intranetu umożliwia komfortowe i efektywne korzystanie z niego. Jeśli tak – świetna robota! Jeśli wciąż coś zgrzyta – może warto zwrócić się do specjalistów?

Porozmawiajmy

Twoja wiadomość została wysłana.
Dziękujemy!