Płatności w firmie – nikt nie ma chyba wątpliwości, że w tej dziedzinie powinien panować porządek. Skrupulatne sortowanie przychodzących faktur i czujne spojrzenie właściciela wystarczą może w niewielkim przedsiębiorstwie, ale w dużej firmie prawidłowy, sprawny obieg faktur to coś, o co należy zdbać. A nie jest to proste!
Zachowanie wszystkich procedur, zdobycie koniecznych podpisów i odpowiednie zarchiwizowanie dokumentów pochłania wiele czasu i energii pracowników. W firmach pracujących na papierowych wersjach faktur codziennym widokiem są zapewne przepełnione skoroszyty i księgowe gorączkowo szukające osoby, której obowiązkiem jest opisanie czy akceptacja płatności. Ewenementem nie są także faktury, ginące wśród innych dokumentów zalegających na biurkach pracowników. Opóźniona wypłata zdecydowanie nie wpływa dobrze na wizerunek firmy, nie mówiąc już o tym, że może zablokować dalsze transakcje z kontrahentem.
W takiej sytuacji zarząd może zareagować dwojako: kupić więcej segregatorów… albo wprowadzić rzeczywiste zmiany. Jeśli firma nie chce utonąć w materiałach biurowych, powinna tak jak klient Vialutions zdecydować się na reorganizację przepływu dokumentów.
Jeszcze do niedawna faktury, które docierały do siedziby firmy, odbywały długą wędrówkę wśród osób, które miały je opisać, zatwierdzić i dopilnować, by zostały opłacone w terminie. Zanim trafiły do archiwum, przechodziły przez ręce wielu pracowników, a to z kolei wymagało czasu. Jeśli okazało się, że któryś z nich jest nieobecny w pracy, proces się zatrzymywał i realizacja płatności musiała poczekać.
Taki schemat postępowania na pewno znany jest każdemu, kto choć raz miał styczność z dokumentami w firmie. Większość pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia z kontrahentami wzruszy w tym momencie ramionami – tak po prostu musi być.
Niekoniecznie. Utrzymanie kontroli nad dokumentami w firmie to konieczność, ale można tego dokonać prościej i szybciej. Z takim zamierzeniem stworzyliśmy elektroniczny obieg faktur – INAPS.
Nie forsowaliśmy wprowadzenia nowego nazewnictwa czy kolejności podejmowanych czynności – o wiele efektywniejsze jest wykorzystanie istniejących już w firmie wzorców. Nie wywołujemy w strukturach naszego klienta rewolucji, a jedynie pomagamy mu bezkolizyjnie przejść do cyfrowej wersji jego dotychczasowej pracy. To jak przesiadka z malucha do mercedesa – zmierzamy do tego samego celu, ale o ile wygodniej!
Żeby usprawnić obieg faktur w firmie naszego klienta, zbudowaliśmy intranetowy system zarządzania fakturami na bazie rozwiązań SharePointa. Przychodzące dokumenty trafiają do niego prosto ze skanera lub skrzynki mailowej. Żeby zautomatyzować ten proces, wprowadziliśmy do naszego rozwiązania OCR – technologię „odczytującą” dokumenty przesłane w formacie PDF, zeskanowanych lub w formie zdjęcia. Dzięki temu wszystkie przychodzące do firmy pliki są automatycznie kwalifikowane do odpowiedniej kategorii.
Od tego momentu pracownik odpowiedzialny za obsługę konkretnego kontrahenta zdalnie kieruje ich obiegiem w firmie. Za pomocą platformy intranetowej może je opisać, dodać komentarz, przesłać do przełożonych, przekazać innym zatrudnionym w firmie.
Wszystkie dokumenty, które wpłynęły do firmy, można znaleźć w rejestrach, sprawdzić, kto miał z nimi styczność, lub czy faktura została opłacona. Jest to tym łatwiejsze, że wpływające dokumenty można grupować według ustalonych kryteriów.
Pracownicy mają dostęp do całego rejestru w jednym miejscu, realizacja płatności jest o wiele szybsza, a dokumentów nie trzeba szukać w teczkach, tylko w czytelnych folderach w intranecie za pomocą wyszukiwarki. Sprawnie, skutecznie, terminowo – czy nie tak właśnie powinno to wyglądać?