Każda długoterminowa współpraca zaczyna się od pojedynczego projektu. Często nawet proste wdrożenie pozwala stwierdzić, czy kontrahent rozumie nasze potrzeby i potrafi zaproponować odpowiednie rozwiązania – na przykład spersonalizowane rozwiązania SharePoint.
Tak było w przypadku klienta Vialutions, jednej z największych europejskich firm zajmujących się budowaniem i rozwojem ferm wiatrowych. Ku obopólnemu zadowoleniu nasza współpraca trwa już 5 lat, a firma wciąż zleca nam tworzenie nowych narzędzi. Bo jeśli powiedziało się A, to czemu nie powiedzieć B, C i D, skoro relacje układają się dobrze, a dostarczone narzędzia ułatwiają pracę?
Zaczęliśmy od SharePointa. O tym, że to jedno z najlepszych narzędzi do przechowywania i zarządzania danymi w firmie, już pisaliśmy, ale o skuteczności tego rozwiązania najlepiej świadczy zadowolenie klientów.
Firma, której pomogliśmy w zainstalowaniu platformy, była na tyle usatysfakcjonowana tym rozwiązaniem, że po niedługim czasie skorzystała z naszej oferty dotyczącej narzędzi rozszerzających działanie SharePointa.
Pakiet rozwiązań, które stwirzyliśmy i zaimplementowaliśmy, miał na celu usprawnienie i ułatwienie korzystania z intranetu. Dzięki vBucket, vZip, vSend czy vEdit modyfikowanie i udostępnianie dokumentów jest o wiele bardziej intuicyjne i skuteczne. Inne rozwiązanie Vialutions – vWork – pozwala na proste i precyzyjne raportowanie pracy przez pracowników klienta.
SharePoint w połączeniu z dobranymi i wdrożonymi przez specjalistów narzędziami poprawia funkcjonowanie firmy i komunikację między pracownikami, zwłaszcza jeśli jest prawidłowo administrowane i uzupełniane o przydatne wtyczki.
Kolejny krok był większym wyzwaniem – zgodnie z wytycznymi klienta stworzyliśmy większe, kompleksowe rozwiązania. Bazowały one na platformie SharePoint, ale uzupełniały jej działanie o niestandardowe funkcje odpowiadające potrzebom klienta. Jednym z tych narzędzi jest Training, umożliwiający sprawne organizowanie i kontrolowanie wewnątrzfirmowych szkoleń.
Nasz klient zatrudnia wielu pracowników. Ze względu na specyfikę ich pracy konieczne jest cykliczne przeprowadzanie różnego typu kursów, tak, by mogli prawidłowo i bezpiecznie wykonywać swoją pracę. Dzięki Trainigowi zarząd firmy może mieć pewność, że wszyscy pracownicy odbyli wymagane kursy w terminie.
Każdy pracownik ma dostęp do platformy e-learnigowej, uprawnienia różnią się jednak w zależności od stanowiska i funkcji, jaką pełni w firmie.
Osoba odpowiedzialna za przeprowadzanie szkoleń ma pełen dostęp do listy szkoleń. Może umieszczać nowe kursy w intranecie, przypisywać do nich pracowników lub usuwać ich z listy uczestników. Ustala również interwały, w jakich powinny odbywać się szkolenia, które należy co jakiś czas powtarzać.
Dla pozostałych pracowników dostępne są listy kursów, które ukończyli, lub w których mogą wziąć udział, a także materiały informacyjne.
Training pozwala w prosty sposób zorganizować szkolenie, zweryfikować, którzy pracownicy w nim uczestniczyli i sprawdzić ich wiedzę.
Im większa firma, tym więcej jest w niej dokumentów i tym trudniejsze może się okazać zarządzanie nimi. Klient Vialution obraca tysiącami plików, które zawierają informacje dotyczące poszczególnych projektów. Nawet biblioteki SharePointa nie zawsze pozwalają zachować porządek i łatwo odnajdywać potrzebne pliki.
W zarządzaniu tego typu firmą sprawne lokalizowanie potrzebnych dokumentów jest niezbędne – w tej kwestii również przydały się narzędzia przygotowane przez Vialutions.
Nadawanie unikalnych nazw każdemu dokumentowi umożliwiają CerID i Upload Rename. Dzięki tym narzędziom wszystkie pliki generowane przez firmę i umieszczane w intranecie mają nazwy utworzone według wzoru i zawierające oznaczenie projektu, którego dotyczą.
Łatwiej je dzięki temu znaleźć, zwłaszcza jeśli zastosuje się produkt Vialutions – vFilter. Można zlokalizować je, wpisując nawet fragment tytułu dokumentu czy nazwę projektu.
Dzięki rozwiązaniom Vialutions można również zmieniać format pliku bez ryzyka uszkodzenia zawartości dokumentu. Replace – narzędzie, które do tego służy – zostawia również w intranecie poprzednią wersję pliku i zapisuje historię zmian, jakich w nim dokonano.
Przekazywanie plików między firmami to zazwyczaj mozolna wymiana maili, mnóstwo załączników z „ostateczna wersja” w tytule i nieustanne konsultacje telefoniczne. Nic dziwnego, że klient Vialutions wolał tego uniknąć, dlatego kolejnym rozwiązaniem, które zaimplementowaliśmy w jego systemie, był Document Transfer. Dzięki niemu możliwa jest płynna wymiana dokumentów między klientem a wskazanymi podmiotami. Bez kompresowania, załączania w wiadomościach i obawy o to, czy mail dotarł do adresata – wystarczy codzienna synchronizacja baz informacji. Prosto i bez komplikacji – dokładnie tak, jak zależało na tym zleceniodawcy.
Współpraca trwa. Eksperci Vialutions administrują działanie platformy SharePoint. Są też gotowi, by stworzyć i zaimplementować kolejne rozwiązania SharePoint, które ułatwią pracę klientowi. Nasze umiejętności na to pozwalają, a mamy przecież przed sobą cały alfabet.